GTA : le choix et l’implémentation d’une solution pour le Groupe ACCOR

CONTEXTE : Renforcement du suivi des temps suite à la demande de l’inspection du travail
Objectif :
Mettre en œuvre une solution de GTA simple et digitale pour répondre aux obligations légales tout en limitant le recours à des tâches administratives à faible valeur ajoutée

L’inspection du travail est susceptible de demander à tout moment les documents de suivi du temps de travail des collaborateurs du siège. Ces documents doivent attester qu’ACCORHOTELS respecte bien la législation en vigueur concernant le temps de travail. Si aujourd’hui un suivi du temps de travail est déjà réalisé, ACCORHOTELS souhaite le moderniser et pérenniser une solution de GTA digitale et simple qui s’adapte aux contraintes des cadres, des managers et des agents de maîtrise (gagner du temps sur les tâches administratives, pas de double saisie, solution mobile, garder la flexibilité du temps de travail, …).

ENJEUX : Digitaliser et simplifier le suivi du temps de travail
Objectif :

Proposer un système qui réponde à la législation, tout en restant souple à utiliser

• Horaires variables individuels
• Possibilité de confirmer ou modifier son temps de travail sur plusieurs supports
• Signature électronique

La réflexion était de proposer un système qui réponde à la législation, tout en restant souple à utiliser car ACCORHOTELS propose des horaires individualisés pour toute sa population d’employés et agents de maîtrise.
Le suivi du temps de travail à l’aide de badgeuses n’était pas une solution envisageable et une solution alternative a dû être trouvée. La transformation digitale qui anime ACCORHOTELS vise plutôt à renforcer la confiance et la responsabilité des collaborateurs via un système auto-déclaratif. C’est la solution de Lucca© qui a été choisie. Chez Lucca©, ils essayent de faire des logiciels de gestion différents. Ils pensent « qu’ils ne sont pas nécessairement gris, moches et tristes ! » (Gilles Satgé). La solution est accessible depuis son ordinateur, tablette ou smartphone, répondant ainsi aux attentes du groupe : « La mobilité, est le pilier de notre plan digital » (Vivek Badrinath).

APPROCHE ET TRAVAUX REALISES : Implémentation du projet de bout-en-bout
Objectif :
Accompagner ACCORHOTELS dans le choix et le déploiement de la solution de GTA

• Assistance au choix de la solution
• Participation à tous les ateliers de conception
• Animation des relations avec les partenaires (éditeurs, équipe projet)
• Rédaction des cahiers de recette
• Déroulement de la recette et suivi des indicateurs d’avancement
• Animation des instances de gouvernance du projet
• Suivi des indicateurs de pilotage et partage des informations en temps réel avec l’équipe projet
• Réalisation des actions de change (communication)
• Préparation du déploiement avec un site pilote
• Organisation et réalisation des actions de démarrage
• Création et animation du forum Digit’Time pour maintenir la communication avec les utilisateurs
• Organisation du support aux utilisateurs

ACCORHOTELS a donné à son prestataire la latitude nécessaire pour gérer le projet en toute autonomie. Cette relation de confiance a permis à ACCORHOTELS de rester concentré sur son cœur de métier. Le planning et les questions structurantes pour la solution et l’organisation des équipes étaient gérées lors des instances de pilotage. Dès la conception, une attention particulière a été apportée aux charges nécessaires pour maintenir la solution : Toutes les automatisations demandées ont permis de reprendre la solution avec peu d’impact sur les charges et l’organisation des équipes.

La solution Saas préconisée dans le contexte ACCORHOTELS a permis de maitriser les phases de recette et d’anticiper les tâches de conduite du changement :

• La solution SaaS de Lucca est la même pour les 1000 clients et 1,3 millions d’utilisateurs. Elle est régulièrement testée et mise à jour par Lucca.
• La solution SaaS de Lucca est résolument tournée vers les utilisateurs et permet à des non experts RH de s’approprier son fonctionnement d’une manière intuitive, sans recours à des sessions de formation.

Le temps ainsi économisé a été utilisé pour répondre aux questions des managers et utilisateurs, expliquer les nouvelles règles de gestion, informer les comités de direction et CE, …

Le plan de bascule comprenait une phase pilote qui nous a permis d’anticiper des points d’attention (questions, simplicité d’utilisation, organisation des équipes de paie, consignes aux managers pour le suivi du temps de travail). Lors du démarrage de la population complète, les supports au démarrage étaient prêts et les managers étaient dotés des supports nécessaires pour animer les réunions avec leurs équipes. Toute la documentation disponible pour étaient disponible sur le forum Digit’Time, véritable lieu d’information et d’échange entre les utilisateurs et l’équipe des responsables administratifs et paie. La base documentaire et la foire aux questions a été initié par l’AMOA et a rapidement pu être pris en charge par les équipe de paie.
Les demandes d’évolution étaient étudiées dans la double perspectives d’apporter à la solution de nouvelles fonctionnalités et utilisables par tous les clients. LUCCA a globalement trouvé des solutions pour répondre à toutes les demandes d’ACCORHOTELS et chaque développement étaient portés par une nouvelle version. D’un point de vue technique il n’y avait donc pas de ‘spécifique’. Cette particularité des projets SaaS simplifie toutes les phases d’un projet, de la conception à la TMA et garantit le bon fonctionnement de l’application quel que soit le device utilisé (PC, smartphone)

Les aspects techniques supervisés par l’IT sont plus spécialisés. Ils couvrent les échanges avec les autres applications (Web Services), les connexions SSO, la sécurité des applications (dont les services mobiles), le SLA ou la reprise de données. La connexion des utilisateurs passait par Yammer afin d’intégrer parfaitement la solution Lucca dans le paysage applicatif des utilisateurs. Une connexion sécurisée permettait donc aux utilisateurs de se connecter facilement à travers le monde avec un seul et même identifiant / mot de passe.

D’un point de vue contractuel, la solution Saas propose des coûts dégressifs par tranche d’utilisateurs. Pour toutes les bonnes raisons de choisir le modèle SaaS, le contrat s’en trouve facilité.

RESULTAT : Utilisateurs Satisfaits !
Une solution simple et ergonomique qui a répondu aux attentes des utilisateurs. Une solution SaaS qui tient ses promesses : Gouvernance du projet par le métier, temps de projet maitrisé et réduit, stabilité de la solution, aspects contractuels simplifiés. Le réseau social est actif et largement documenté pour répondre rapidement aux demandes de utilisateurs et managers.