Remplacer ou améliorer votre GRH : une perspective de conduite du changement

Il existe de nombreux facteurs récurrents contribuant au succès d’un projet, mais examinons les 3 principaux facteurs à prendre en considération avant d’aborder un projet de transformation, qu’il s’agisse de la mise en place de SAP SuccessFactors ou d’un nouvel outil digital au sein de votre organisation, les 3 mots clés sont : Evaluer - Planifier - Communiquer.

La majorité des employés croient fermement qu’un nouveau SIRH ne facilitera pas leurs activités quotidiennes. Plus encore, certains sont convaincus qu’un nouvel outil rendra leur travail un fardeau pendant un certain temps, jusqu’à ce qu’ils apprennent à naviguer correctement dans l’interface. Heureusement, des cabinets de conseil offrent leur expertise dans la conduite d’initiatives du changement et sont plus que prêts à s’attaquer au changement organisationnel !

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Remplacer ou enrichir votre GRH, l'enjeu de la conduite du changement

Étudiant le sujet depuis plus de trois décennies, les universitaires, les formateurs et les consultants ont réalisé que transformer les organisations n’est pas une tâche facile. Les connaisseurs ont insisté sur l’importance de changer la culture organisationnelle et les attitudes des employés avant d’insister sur l’adoption d’un nouveau système RH, par exemple. Quelle que soit l’approche, dans la plupart des organisations, 70 % des projets de transformation échouent (source : Forbes). 

Il est impératif d’accorder une grande importance à la conduite du changement – la gestion du changement – un domaine souvent négligé ou mal compris par les entreprises.

Au cours des dernières années, de nombreux gourous de la gestion du changement se sont concentrés sur des questions non contraignantes, telles que la culture, le leadership et la motivation. 

De tels éléments sont importants pour le succès, mais d’après l’expérience, la gestion de ces seuls aspects n’est pas suffisante pour mettre en œuvre des projets de transformation. Il n’est pas facile de changer les attitudes ou les relations. En effet, elles sont profondément implantées dans les organisations et les personnes.

Il existe de nombreux facteurs récurrents contribuant au succès d’un projet, mais examinons les 3 principaux facteurs à prendre en considération avant d’aborder un projet de transformation, qu’il s’agisse de la mise en place de SAP SuccessFactors ou d’un nouvel outil digital au sein de votre organisation, les 3 mots clés sont : Evaluer – Planifier – Communiquer.

Préparation de l’évaluation

Le concept de tout projet de transformation du SIRH, grand ou petit, doit toujours être accompagné d’une analyse de préparation préliminaire bien développée – L’organisation est-elle prête ? (pour une analyse approfondie des outils organisationnels, il est optimal d’effectuer une analyse des écarts, définissant l’état actuel du système d’information (le cas échéant) par rapport à l’état souhaité).

Les principales questions à se poser ici sont « Est-ce que ce sera un changement progressif ou instantané ? et « Comment cette transformation affectera-t-elle la façon dont les gens effectuent leurs activités quotidiennes ? ».

En répondant à ces questions simples au premier coup d’œil, nous pouvons analyser la situation et identifier les défis majeurs que l’équipe du projet pourrait rencontrer. Le défi le plus courant étant une entreprise numériquement immature. Celui qui comprendra plus difficilement le « comment » du projet. Celui qui obligera les employés à acquérir un large éventail de nouvelles capacités, allant de la culture informatique à la saisie précise de données.

Par expérience, des organisations similaires ne sont pas bien équipées (en interne) pour soutenir une adoption réussie du SIRH. Même si l’équipe de projet obtient un brillant score de ROI (retour sur investissement), la transformation elle-même peut se solder par un échec, car les employés ne sont pas encore prêts pour le changement. 

C’est là que les experts en gestion du changement interviennent et deviennent essentiels à la réussite globale. L’organisation passera très probablement par une immense transformation, passant de l’utilisation d’un stylo et de papier à la saisie de données dans un logiciel basé sur le cloud, par opposition à une entreprise déjà numériquement mature passant d’un logiciel à un autre.

Planifier en amont

Avant de commencer une transformation du SIRH, il est impératif d’avoir une stratégie claire de gestion du changement. Une stratégie réussie repose sur trois piliers : une équipe projet structuré, l’identification des sponsors et la gestion des risques.

L’équipe projet identifie les rôles clés de chaque acteur de changement impliqué, leurs principales responsabilités et à qui ils rendent compte au sein de l’équipe de projet. Quel est le manager idéal au sein de l’équipe qui peut assumer cette responsabilité ? Tous les membres de l’équipe projet sont-ils déjà trop occupés et surchargés ? Sera-t-il nécessaire d’externaliser l’équipe de gestion du changement avec des consultants en gestion du changement hautement expérimentés ?

Questions to be asked when creating the structure include, ‘Who would make the ideal change manager within the team and be able to take on this responsibility?’, ‘Are proposed project team members already too busy with their existing workloads?’ and ‘Will it be necessary to engage highly experienced change management consultants to work with the proposed change management project team?’

Le deuxième pilier s’articule autour du développement d’un parrainage. Un leader à l’intérieur de l’organisation, qui croit fermement aux avantages du projet, doit être nommé parrain pour obtenir une adoption maximale dans toute l’organisation. 

Son objectif principal sera de soutenir activement la transformation en travaillant avec l’équipe du projet pour cascader le changement. Il jouera un rôle de facilitateur et de porte-parole en cas de résistance ou d’opposition. La meilleure façon de sélectionner le sponsor du changement idéal – choisir un leader directement impacté par le changement lui-même ; il sera dans son intérêt de favoriser la transformation.

La dernière étape consiste à planifier les scénarios possibles de résistance et à identifier les tactiques de gestion des risques. Énumérez toutes les possibilités où la résistance peut se produire. Certaines fonctions des employés nécessitent-elles plus d’orientation et de communication que d’autres ? Y a-t-il eu d’autres projets de groupe qui ont déjà rencontré de la résistance avant, pendant ou après le changement ? Comment les décisions de gestion sont-elles transmises à l’ensemble de l’organisation ? Les réponses à des questions similaires pourraient aider à identifier les risques latents et la résistance. Se préparer à ces trois concepts fondamentaux est un facteur clé pour réussir la transformation du SIRH.

Communiquer

Cependant, beaucoup d’entre elles ont encore des difficultés à appliquer les bonnes approches. Un manque de communication aura tendance à provoquer un échec – c’est l’équipe projet qui conduit le changement, mais ce sont les employés qui assument le changement. Sans communication, le changement sera soudain, ou pris par surprise, provoquant dans la plupart des cas des actions contraires.

Divers éléments doivent être pris en compte pour communiquer efficacement : le public, les canaux de message, le ton et enfin, le message communiqué. Une bonne communication partagée au bon moment avec le bon public peut changer la donne de toute la transformation. 

La préparation d’une stratégie de communication bien détaillée pourrait aider à planifier ces éléments. Communiquerez-vous à tous les employés en même temps ou est-il préférable d’avoir une approche de communication descendante ? La communication passera-t-elle par vagues ? La communication passera-t-elle par des réunions en personne, des e-mails ou des outils plus interactifs tels que des campagnes vidéo ? Lors de la création de contenu, il est important de prendre en considération la culture de travail de l’organisation et sa volonté d’apprendre, de s’impliquer et de réussir. Personnaliser le message est le plus susceptible d’atteindre le public.

Mener une transformation peut être difficile. L’une des principales préoccupations est de ne pas être conscient des facteurs qui peuvent influencer les initiatives de gestion du changement. Demandez à dix consultants de nommer le facteur critique numéro un pour leur succès, et vous recevrez très probablement dix réponses différentes. Cependant, de nombreuses transformations réussies sont passées par au moins une des phases suivantes : phase d’évaluation et de préparation, stratégie bien préparée et approche de communication personnalisée.

Elizabeth Alexieva

HRIS consultant

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