Les processus d’onboarding diffèrent en fonction des entreprises et chaque responsable RH et manager ont leur méthode favorite, plus ou moins efficaces, pour accueillir un nouveau salarié au sein de la société. On observe cependant de plus en plus de dirigeants prendre conscience de l’importance d’une intégration rapide du nouveau salarié pour le bon fonctionnement de la collaboration et l’utilisation croissante du rapport d’étonnement. La numérisation des processus permet désormais de digitaliser l’onboarding en centralisant l’ensemble du processus d’intégration sous format informatique.
Mais alors, qu’en est-il du rapport d’étonnement ? Entre méthode archaïque, hypocrisie et amélioration, comment en faire une véritable force ?
Le rapport d’étonnement, une mine d’information pour l’entreprise et un facilitateur d’intégration pour le salarié.
En théorie, le rapport d’étonnement, qui consiste à recueillir les premières impressions d’un nouveau salarié sur l’entreprise, part d’une bonne initiative et prouve que l’entreprise est à l’écoute de ses collaborateurs et prend en compte leurs ressentis. Ce rapport peut prendre plusieurs formes, cela peut être un questionnaire à remplir transmit par le RH, une synthèse rendu par le salarié, un mix entre questionnaire et synthèse ou encore un échange oral avec le responsable des ressources humaines ou le manager.
L’avantage de ce rapport d’étonnement est double et sert autant à l’employeur qu’à l’employé.
Si vous hésitez encore à demander à vos nouvelles recrues de rendre un rapport d’étonnement, voici quelques avantages de cette pratique :
L’objectif de ce rapport d’étonnement est donc de tirer des enseignements positifs ou négatifs pour continuellement améliorer la vie et le fonctionnement de l’entreprise. Les réponses recueillies par les nouveaux collaborateurs doivent donc être sincères et non brimées par leur timidité ou la peur de se prendre un retour de bâton de leur hiérarchie en cas de critiques (peur de représailles ou jugements). Le regard neuf d’un nouveau salarié peut apporter beaucoup à des structures anciennes, ancrées dans leurs processus.
C’est ici le rôle du service RH ou du manager de rassurer l’employé quant à ce qui est attendu concernant ce rapport : de la sincérité. Il est également possible de digitaliser le rapport d’étonnement en le mettant à disposition du salarié sur son espace personnel d’entreprise et que ce rapport soit directement envoyé à la personne concernée (par exemple le RH).
Une fois le rapport d’étonnement reçu, il ne suffit pas de le lire et de le ranger dans une armoire, il faut prendre le sujet à bras le corps et commencer rapidement à établir des axes d’amélioration, s’il y en a de mentionné. En tant que RH ou manager ne perdez pas de vue l’objectif de cet exercice : s’améliorer et profiter de l’expérience passé du nouveau collaborateur pour s’inspirer de ses « do » et « do not » en entreprise. Un recrutement marche dans les deux sens : l’entreprise apprend de l’employé et vice-versa.
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