Onboarding et rapport d’étonnement :   comment en faire une réelle source d’amélioration pour votre entreprise ? 

Team of investors

Les processus d’onboarding diffèrent en fonction des entreprises et chaque responsable RH et manager ont leur méthode favorite, plus ou moins efficaces,  pour accueillir un nouveau salarié au sein de la société. On observe cependant de plus en plus de dirigeants prendre conscience de l’importance d’une intégration rapide du nouveau salarié pour le bon fonctionnement de la collaboration et l’utilisation croissante du rapport d’étonnement. La numérisation des processus permet désormais de  digitaliser  l’onboarding  en centralisant  l’ensemble  du processus d’intégration sous format informatique. 

Mais alors, qu’en est-il du rapport d’étonnement  ? Entre méthode archaïque, hypocrisie et amélioration, comment en faire une véritable force  ?   

Le rapport d’étonnement, une mine d’information pour l’entreprise et un facilitateur d’intégration pour le salarié.

En théorie, le rapport d’étonnement, qui consiste à recueillir les premières impressions d’un nouveau salarié sur l’entreprise, part d’une bonne initiative et prouve que l’entreprise est à l’écoute de ses collaborateurs et prend en compte leurs ressentis.   

Ce rapport peut prendre plusieurs formes, cela peut être un questionnaire à remplir transmit par le RH, une synthèse rendu par le salarié, un mix entre questionnaire et synthèse ou encore un échange oral avec le responsable des ressources humaines ou le manager.   

L’avantage de ce rapport d’étonnement est double et sert autant à l’employeur qu’à l’employé.   

 

Les avantages pour les entreprises

Si vous hésitez encore à demander à vos nouvelles recrues de rendre un rapport d’étonnement, voici quelques avantages de cette pratique :  

  • Ce rapport vous permet d’avoir un aperçu sur ce que vous faites déjà de bien et ce qui pourrait être amélioré (en terme d’organisation, de management, de charges de travail, d’ambiance, d’infrastructure etc.).  
  • La démarche prouve que vous vous impliquez auprès des nouveaux, que vous prenez en compte leurs opinions et être désireux de vous améliorer.  
  • Ces rapports vous permettront de trouver plus facilement de nouvelles idées, méthodes de management, tirées d’anciens emplois du salarié ou utilisation d’outils digitaux qui faciliteront le quotidien de tous les employés.  
Les avantages pour les salariés
  • Le rapport d’étonnement permet au salarié de lister les points négatifs et positifs à chaud de sa nouvelle entreprise et de proposer ainsi à sa hiérarchie d’aller plus loin sur un point qui marche bien ou à l’inverse de mettre en place une méthodologie non utilisée qui pourrait être révolutionnaire pour l’entreprise. Cela le force à s’intéresser à tous les aspects de l’entreprise et à s’immerger rapidement dans la culture d’entreprise.   
  • Le second avantage du rapport d’étonnement pour le salarié réside dans le fait qu’il permet l’amélioration de son expérience candidat/collaborateur et facilite son intégration grâce au sentiment de considération, de reconnaissance ou encore de motivation créée par cet exercice.   
Créer un cadre de confiance pour le salarié

L’objectif de ce rapport d’étonnement est donc de tirer des enseignements positifs ou négatifs pour continuellement améliorer la vie et le fonctionnement de l’entreprise. Les réponses recueillies par les nouveaux collaborateurs doivent donc être sincères et non brimées par leur timidité ou la peur de se prendre un retour de bâton de leur hiérarchie en cas de critiques (peur de représailles ou jugements). Le regard neuf d’un nouveau salarié peut apporter beaucoup à des structures anciennes, ancrées dans leurs processus.   

C’est ici le rôle du service RH ou du manager de rassurer l’employé quant à ce qui est attendu concernant ce rapport : de la sincérité. Il est également possible de digitaliser le rapport d’étonnement en le mettant à disposition du salarié sur son espace personnel d’entreprise et que ce rapport soit directement envoyé à la personne concernée (par exemple le RH). 

Utiliser et pérenniser les informations recueillies

Une fois le rapport d’étonnement reçu, il ne suffit pas de le lire et de le ranger dans une armoire, il faut prendre le sujet à bras le corps et commencer rapidement à établir des axes d’amélioration, s’il y en a de mentionné. En tant que RH ou manager ne perdez pas de vue l’objectif de cet exercice : s’améliorer et profiter de l’expérience passé du nouveau collaborateur pour s’inspirer de ses « do » et « do not » en entreprise. Un recrutement marche dans les deux sens : l’entreprise apprend de l’employé et vice-versa.   

Notre modèle de rapport d’étonnement

Nom, Prénom :   

Poste occupé :   

Type de contrat :   

Date de prise de poste :   

Onboarding  

  • Comment s’est passé votre processus de recrutement ?   
  • Qu’avez-vous pensé de votre intégration et de votre premier jour chez nous ? Vous êtes-vous sentis attendu et bienvenu ?   
  • Le processus de recrutement vous a-t-il paru long ? Complet ? Auriez-vous aimé rencontrer une personne de l’équipe en plus ?   

 Votre poste 

  • Le poste correspond t-il à la description de missions ?   
  • Qu’est-ce qui vous a surpris dans votre poste ?   
  • Les relations entre collaborateurs sont-elles bonnes ? Que pourrait-on faire pour les améliorer ?   

Votre première impression de l’entreprise  

  • Le système hiérarchique et de management vous parait-il adapté ?   
  • Les locaux et l’organisation de l’espace vous plaisent-ils ? Pourquoi ?   

 Questions libres :  

  • De façon générale, quels sont vos suggestions, points à améliorer, critiques qui nous permettraient de nous améliorer ?   
  • Quels sont les points qui vous surprennent positivement et/ou dépassent vos attentes ?   
  • Quels sont les points qui vous surprennent négativement ?
  • Remarques : (paragraphe libre pour l’employé) 

Merci pour votre inscription!

Vous pouvez accéder le replay du webinar « Bien choisir son SIRH en 2021 » en cliquant sur le bouton ci-dessous :