Learning Management System : Comment réussir son déploiement ?

Incontestablement, la formation professionnelle et la montée en compétence des collaborateurs constituent de réels enjeux pour les entreprises. Cependant, cela demande un investissement temps, organisationnel et financier. Il s'agit ici d'expliquer au travers nos différentes expériences clients les grandes caractéristiques du learning management system (LMS).

Incontestablement, la formation professionnelle et la montée en compétence des collaborateurs constituent de réels enjeux pour les entreprises. Cependant, cela demande un investissement temps, organisationnel et financier. Il s’agit ici d’expliquer au travers de nos différentes expériences clients les grandes caractéristiques du Learning Management System (LMS). La mise en place d’un LMS est spécifique à chaque projet et entreprise. Notre objectif ici est de mettre en lumière les grandes fonctionnalités de l’outil.

Learning statistics
LMS, de quoi parle-t-on ?

Derrière cette abréviation se trouve une idée relativement simple à comprendre : le LMS est une plateforme d’apprentissage en ligne.

  • Learning (Apprentissage) : Un LMS vous permet d’accéder à tous types de contenus afin de vous former de manière continue, à tout moment et n’importe où.

  • Management (Gestion) : L’entreprise est décisionnaire des formations dispensées. A travers cet outil, il est possible de gérer les contenus, les évaluer et les recommander.

  • System (Système) : Via la plateforme vous pouvez gérer votre offre de formation et la rendre accessible à l’ensemble des collaborateurs.

Comment fonctionne le Learning Management System ?

Si nous prenons pour exemple le LMS de SuccessFactors, ses fonctionnalités s’articulent principalement autour de 6 grands piliers : l’apprentissage, un historique et suivi individuel, l’obtention de certifications vous permettant de valoriser vos compétences, un reporting où vous évaluez votre formation et un planning personnalisable.

Chaque plateforme LMS propose ainsi différentes options qui peuvent être paramétrées ou activées en fonction des besoins des entreprises.

Les atouts d’un LMS tel que SuccessFactors:

En effet la fonction principale du LMS est de délivrer des formations et de les assembler en parcours personnalisés.

Exemple de type de contenus : Cours, Examens, Quiz, Gamification…

Exemple de formats : Cours virtuels, webinaires, cours en présentiel, cours mixtes…

La plateforme LMS facilite l’attribution des rôles pour vos utilisateurs et délivre un contenu ciblé.

Il est relativement simple pour l’administrateur du logiciel d’attribuer des profils afin que chaque employé accède aux formations les plus pertinentes.

Néanmoins, la difficulté de la plateforme résiderait dans la pluralité des profils formés. Ainsi, chaque utilisateur a des exigences précises et différentes. Les capacités d’intégration des données techniques sont plus importantes pour certains, alors que d’autres seront plus sensibles à l’esthétique et au ressenti. Une bonne implantation LMS va intégrer les avis et les attentes de tous ces groupes. L’équipe a alors besoin de se focaliser sur les fonctionnalités prioritaires, celles qui s’assurent que la plateforme délivre efficacement les objectifs.

Plus la plateforme est simple à utiliser plus les apprenants seront à l’aise et leur temps passé sur la plateforme augmentera. Tout d’abord, le LMS offre la possibilité de personnaliser la marque, le design et la navigation. Les employés ont accès à un contenu personnalisé de leurs performances et de leurs progrès. Sur la plateforme LMS de SuccessFactors, chaque employé possède un tableau de bord personnalisé indiquant leurs formations en cours, les cours complétés, et les formations à venir.

Enfin, le logiciel LMS doit aussi prendre en compte sa compatibilité avec les outils de gestion interne de l’entreprise (exemple : les logiciels RH de gestion des talents).

Vous pouvez surveiller vos progrès et déterminer si la cible est atteinte ou si elle requiert des ajustements. La même règle s’applique à la performance. Les salariés ont l’opportunité d’évaluer la pertinence de la formation à travers l’outil reporting intégré dans la plateforme. Il est aussi proposé aux managers de faire le suivi de la formation individuellement et en groupe. Par exemple, déterminer le pourcentage de votre audience qui a complétée la formation, ou le temps moyen nécessaire pour compléter cette formation.  Il est même possible de recevoir les analyses directement dans votre boite mail.

Les questions clés à se poser lors du déploiement d'un LMS

IRH accompagne les entreprises lors de la réalisation de leurs projets de déploiement des outils SIRH. Nos experts AMOA accompagnent nos clients lors du déploiement de leurs modules LMS sur SAP SuccessFactors, un SIRH incontournable dans la digitalisation du monde RH

Déployer un LMS demande du temps, de l’analyse et la mobilisation des équipes. Au cours du projet, la structure de configuration doit être bien définie et des standards doivent être respectés pour gérer l’offre de formation (SCORM, TinCan/xAPI ,AICC…). Le but est de garantir la clarté des informations ainsi que la traçabilité de celles-ci (évaluation, tracking, suivi des progrès, historique…).

Tout d’abord, il est vital de déterminer vos objectifs pédagogiques et organisationnels avant de commencer le processus de sélection de la plateforme LMS, puisque les fournisseurs des solutions LMS répondent à différents besoins.

Que recherchez-vous ? Un gain de productivité ? Assurer un suivi des compétences ? Retenir des talents ? Quelle sera la direction prise dans les prochaines années ?

Une fois que votre objectif est clair, faites le point sur les ressources qui sont à votre disposition.
Quels sont les moyens dont vous disposez ? Quel est le budget qui sera dédié à la réalisation du projet de déploiement du module LMS. Existe-t-il une comptabilité avec mes outils e-learning existants ? En effet, les problèmes de migration des données et d’intégration du logiciel peuvent compromettre les délais fixés pour l’implémentation du LMS.

L’initialisation est une étape des plus importantes car elle structure votre stratégie de formation et requiert un engagement significatif de la part de la direction du projet et de toutes les filiales concernées dans le cas où votre projet est géré à l’échelle internationale.

Afin que le LMS soit un succès au sein de votre entreprise, il est indispensable d’impliquer un maximum de parties prenantes.

Tout d’abord, cela passe par la Direction des Systèmes d’Informations car votre LMS sera intégré dans la solution informatique de l’entreprise ou tout du moins pourra communiquer avec un autre logiciel de l’entreprise, comme par exemple l’intégration à un CRM ou un intranet.

Ensuite, il est préconisé de créer un comité de pilotage de suivi pour surveiller l’avancement du projet, de la création du cahier des charges jusqu’à la fin de garantie, si vous faites appel à un cabinet comme IRH

Par ailleurs, le comité de direction doit être au cœur du sujet.

Enfin, prendre à partie des membres de l’entreprises peut apporter une réelle valeur ajoutée. Il est indispensable de communiquer autour du LMS avant le lancement du projet afin de sensibiliser les équipes pour permettre une adhésion d’autant plus forte.

Lors de la mise en place d’une stratégie e-learning, la méthode SAMR est souvent utilisée comme outil pédagogique. C’est souvent l’une des premières étapes lors de l’amorcement de la transformation numérique.

Méthode SAMR : Quels seront les changements en fonction de l’existant ?

Substitution : Il s’agit d’un remplacement d’une tâche réalisée sur un autre support.

Augmentation : Le nouvel outil va se substituer mais aussi proposer de nouvelles fonctionnalités à l’existant.

Modification : Redéfinition des rôles classiques des formateurs et utilisateurs. Ces derniers ne sont plus en situation passive en train d’accumuler des connaissances, mais deviennent de véritables acteurs en créant un contenu et en le partageant.

Redéfinition : L’outil propose de nouvelles tâches qui jusqu’à présent étaient impossibles à réaliser (programme en ligne regroupant des utilisateurs du monde entier) et nouveaux outils qui n’existaient pas auparavant (personnalisation des formations, reporting des activités…)

Par ailleurs, l’implémentation d’un LMS nécessite un plan de déploiement qui doit inclure la stratégie globale du projet, de la recherche des prestataires proposant la solution LMS la plus adaptée, à l’implémentation de la plateforme, en passant par la décision d’achat.

Une fois que vous avez clairement identifié les opérations à mettre en place et les différents rôles, il est indispensable d’établir précisément les délais en incluant les imprévus afin de ne pas tarder le lancement du projet. Le rôle d’IRH est justement d’accompagner le client, cela passe par le recueil des besoins jusqu’à la mise en place du LMS.

Dans la conduite du changement, l’enjeu principal est l’adhésion des employées. La résistance au changement est trop souvent sous-estimée. En effet, le danger est d’investir dans un nouvel outil qui ne sera ni reconnu, ni utilisé de manière efficiente par les employés.

L’adhésion des individus ne peut être acquise sans le déploiement de leviers d’action adaptés et continus. En l’absence de ces leviers, l’adhésion des individus impactés par le changement est ainsi compromise.

Les 3 piliers du change management :

  1. La communication

Le premier levier d’action, la communication, doit être déployé tel un outil de marketing interne envers des groupes d’acteurs de l’organisation : Il est très important de communiquer aux salariés les avantages de cet outil et les objectifs visés suite à son installation. Le discours différera en fonction des utilisateurs finaux. La communication sera cruciale car le LMS pourrait être perçu comme un outil qui infantilise et surveille les employés (évaluation, tracking, cours imposés).

     2. La formation

Le second levier, la formation, très répandue dans les pratiques de conduite du changement, a pour principal but de former les individus sur des savoirs à la fois théoriques et pratiques. Tout d’abord il faut susciter une adhésion de la part des équipes managériales. Avant le lancement du logiciel, il est important de communiquer avec eux autour du LMS car vos équipes seront les meilleurs relais. Ensuite, il faut les impliquer en leur restituant les avancés, les résultats afin qu’ils se sentent concernés et impliqués dans le projet.

    3. L’accompagnement

Enfin, le troisième levier d’action est l’accompagnement. Certains projets de changement touchent une cible de population importante d’utilisateurs. L’objectif ici est de créer de nouvelles habitudes, de nouveaux usages et réflexes, tout cela en communicant quotidiennement sur l’outil et sur la valeur ajoutée de celui-ci. L’accompagnement peut se faire à travers d’ateliers, d’évènements, de challenges. Il est important de donner un rythme aux publications et de produire régulièrement des formations (au minimum une fois par mois). L’accompagnement et le suivi des formations devraient être menés sur le temps de travail ou à travers un forfait (mise en place de récupération de temps de travail), afin que l’utilisateur soit flexible.

Il y a bien sur d’autres vecteurs sur lesquels vous pouvez intervenir, pour en savoir plus n’hésitez pas à nous contacter directement.

Juliette Perrot

Business Analyst

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