À son arrivée dans l’entreprise, le salarié se trouve en situation de découverte d’un environnement. Cette position, peut créer une situation d’instabilité pour le salarié qui doit assimiler une multitude d’informations en un laps de temps très court. L’étude de la DARES menée entre 2007 et 2011 sur les ruptures de contrat à durée indéterminée montre que la fin de période d’essai, le plus souvent à l’initiative du salarié représente 12,7%, juste derrière les démissions.
Le basculement vers une situation de mise en échec pour le collaborateur est donc très probable.
Pour éviter cela, le nouvel arrivant a besoin de rapidement trouver des repères que ce soit en matière d’espace, de relation ou de savoir afin de pouvoir rapidement être opérationnel.
Désormais, l’entreprise a les moyens de créer un lien avec le salarié dès lors que la proposition d’embauche est signée. En effet, la mise en place d’un processus de onboarding digital va permettre de créer un flux d’information à destination du nouveau collaborateur mais également de centraliser l’ensemble du processus d’intégration sous format informatique.
Le onboarding est un outil proposé par de nombreux éditeurs SIRH, tel que SuccessFactors, permettant de centraliser et d’uniformiser l’ensemble du parcours d’accueil et d’intégration du salarié. Nous allons voir comment fonctionne cet outil et quels sont les bénéfices pour l’entreprise.
L’outil de onboarding est un module SIRH qui pour un éditeur comme SuccessFactors, vient en complément d’un module recrutement. Certains de nos clients décident de mettre en place des solutions très complètes faisant le lien entre module de recrutement et onboarding et permettant de créer un scénario d’intégration du salarié.
Une fois le processus de recrutement terminé, il ne faut pas couper toute communication avec le salarié jusqu’à son premier jour dans l’entreprise ! C’est là qu’intervient le rôle du onboarding digital qui va permettre de mettre en place une plateforme d’information à destination du salarié dès la signature du contrat de ce dernier.
Ce front office a plusieurs rôles : transmission des documents administratifs, communication institutionnelle et explications au salarié du déroulement de son intégration.
Le salarié retrouve sur ce portail l’ensemble des documents administratifs à remplir pour finaliser son embauche. Ainsi, les papiers de mutuelle et de prévoyance peuvent être complétés directement informatiquement et être automatiquement envoyés à l’entreprise dans les plus brefs délais. Une solution SaaS (Software as a Service) va permettre de gérer en amont une partie des tâches nécessaires à l’arrivée du collaborateur : création d’adresse mail, création des demandes administratives obligatoires, requête auprès du service informatique pour un poste de travail….
Par ailleurs cette plateforme digitale est l’occasion pour l’entreprise de commencer l’immersion du salarié dans la culture de l’entreprise. Que ce soit grâce à une vidéo, un mot personnalisé de l’employeur, le livret d’accueil ou des témoignages, la communication à destination du salarié va faire naitre chez lui un sentiment d’appartenance sans avoir commencé́ sa mission ! Selon les éditeurs, le paramétrage du front office à destination du salarié est plus ou moins libre.
Par exemple, dans le logiciel RedCarpet, SkillRoad propose à l’entreprise de pouvoir entièrement paramétrer le front office et donc de personnaliser encore plus la plateforme pour chaque salarié.
Enfin, l’objectif du module onboarding est de rassurer le salarié sur son arrivée physique dans l’entreprise et du déroulé de son intégration, une explication détaillée de son parcours d’arrivée peut être mise à sa disposition. Cela passe notamment par la planification dans l’outil d’intégration le planning de rendez-vous ainsi que la liste des noms des personnes qu’il sera amené́ à rencontrer les premiers jours.
Le salarié pourra anticiper ses premiers jours dans l’entreprise et donc réduire son stress lié à ses premiers pas au sein de son nouvel environnement de travail.
De plus, cela permettra au nouveau collaborateur de constater que son arrivée est prévue et organisée, une assurance supplémentaire quant au choix de vous rejoindre.
La plateforme à destination du futur collaborateur est une première solution proposée par le onboarding qui permet de susciter l’implication chez le salarié. La seconde solution, se situe en aval de l’entrée du salarié dans l’entreprise.
Afin de faciliter l’acquisition par le salarié des différentes compétences nécessaires à la bonne exécution du poste, un parcours de formation est mis en place pour chaque nouveau collaborateur. En lien direct avec le catalogue de formation (ou le module LMS) proposé par l’entreprise, le module de onboarding va simplifier l’accès à ses formations en les regroupant sur le front office du collaborateur.
Classé par chapitre, thématique ou date, le collaborateur peut retrouver tout son parcours de formation en ligne et à son entière disposition. Le manager aura au préalable expliqué au salarié ce que l’entreprise attend de lui en matière de formation et lui aura présenté l’outil à sa disposition pour travailler en autonomie sur sa propre formation.
Autonome et indépendant, le nouveau collaborateur devient le premier acteur de sa formation, il ne la subit plus mais la construit grâce à des supports attractifs et ludiques. Il est également possible pour le salarié de voir l’état d’avancement de son parcours de formation ainsi que les objectifs et les dates qui lui sont fixés.
Grâce à des solutions tel que le module onboarding proposé par SuccessFactors, l’entreprise pourra compléter son SIRH, afin d’augmenter l’adhésion et l’implication du salarié durant sa période d’essai. Elles pourront répondre plus facilement aux besoins d’information des nouveaux entrants en centralisant et dématérialisant leur processus d’intégration.
Consultante AMOA SIRH
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