La collecte, la gestion, la centralisation ou le cleaning des données sont devenus des enjeux majeurs pour les entreprises. Pour répondre à cette problématique, elles déploient des logiciels puissants, en particulier pour traiter les données importantes liées à l’administration des ressources humaines. A ce titre, le Core RH est l’outil dédié de la gestion de ces données clés et il répond à plusieurs contraintes et problématiques (métier, localisation, organisation).
La construction de votre Core RH est donc une étape délicate qu’il faut prendre au sérieux. Souvent plus longue et plus couteuse que l’installation d’un module métier, nous vous proposons un tour d’horizon des bonnes pratiques, avantages et inconvénients de sa mise en oeuvre.
Le Core RH est un module central des SIRH qui centralise toutes les informations administratives de gestion du personnel. Communément, un dossier de gestion administrative est constitué de 100 à 200 données (État civil, affectation, contrat, …). L’objectif premier d’un Core RH est de gérer la vie administrative du collaborateur, de la création à la clôture du ou des contrats de travail. Il est très souvent lié au module de recrutement, duquel il reçoit en amont toutes les informations utiles à la pré-embauche, et il partage ses informations avec les autres modules métier (LMS, Perf & Goals, Comp & Ben, Plan de succession, …).Vous pouvez d’ailleurs retrouver tous ces modules sur SAP SuccessFactors.
La spécificité d’un Core RH est qu’il est multi-réglementaires. Que ce soit au niveau international ou dans un pays comprenant plusieurs sociétés différentes, le Core RH peut gérer une multitude de spécificités ou de cas d’usage, dans différentes langues. C’est par exemple ce que propose SAP SuccessFactors avec son module Employee Central. La somme des fonctionnalités et des champs de données qui y sont associés est appelé réglementaire. Dans les bonnes pratiques, un réglementaire est constitué de données communes à toutes les entités d’un groupe (état civil, affectation etc.), on parle d’un tronc commun, et de données spécifiques à chaque pays ou société (religion, ethnie etc.), on parle de localisation. La disparité des usages et des cultures nécessitent d’avoir plusieurs réglementaires qui respectent chacun la réglementation locale d’un pays ou d’une société.
Le Core RH, de par sa nature multi-réglementaires, porte beaucoup de référentiels. Il est conseillé d’avoir des référentiels communs qui permettent d’optimiser les processus, d’augmenter la qualité des données et de faire du reporting plus efficacement. Nous reviendrons sur ce point dans les avantages du Core RH.
Selon les pays ou sociétés, les contraintes légales et réglementaires ne sont pas les mêmes. Si l’entreprise doit répondre de manière globale à certaines problématiques, elle doit aussi s’adapter à la réglementation locale. Le Core RH permet de répondre aux enjeux globaux et locaux.
En ayant un outil unique de stockage de données, les risques de perte d’informations sont réduits, notamment parce qu’il y a moins d’échanges de données non sécurisées. Cette sécurité est encore augmentée quand le Core RH est maître et que toutes les informations y sont saisies. La cybersécurité ou encore le RGPD sont des sujets majeurs pour les entreprises et il est stratégique de mettre en place un Core RH pour répondre à ces problématiques.
Un référentiel est un ensemble d’informations d’un même domaine : pays, postes, emplois, compétences, natures de contrat, sociétés etc. Ces données peuvent être collectées dans plusieurs langues voire même dans des alphabets différents (Latin, Asie, Russe, …). A cet effet, le Core RH dispose d’un moteur de recherche et d’une langue de travail interne capables de faire le lien entre les données, quelle que soit la langue ou l’alphabet. Sans ces fonctionnalités, il serait impossible de chercher le dossier d’un salarié chinois ou russe ou de faire du reporting sur les libellés d’emploi à l’international par exemple.
Dans le Core RH, la centralisation des données et le partage de référentiels communs rendent la construction des rapports de données plus facile et plus fiable. Ils sont affinés sur des libellés précis et facilitent ainsi la prise de décisions.
Pour mettre en place correctement votre Core RH, voici quelques conseils à ne pas oublier :
Votre socle commun RH doit être défini de manière très précise lorsque vous rédigerez vos spécifications fonctionnelles. N’oubliez aucun détail ! Vous devrez déterminer pour chaque donnée l’affichage de cette valeur, mais aussi son organisation dans le profil associé. De plus, il faudra préciser les permissions (RBP dans SuccessFactors) des différentes catégories d’employés (employé, manager, RH…) à consulter ou modifier cette base de données. La « gestion des postes » (spécifique à SuccessFactors) sera préférée pour toutes les organisations ayant un bon niveau de maturité digitale.
Outre l’implication des équipes globales, il est aussi important d’impliquer les équipes locales sur des projets internationaux. En effet, les équipes locales vont communiquer leurs spécificités afin que vous puissiez les prendre en compte dans le réglementaire. Il faut également les faire participer aux différentes phases du projet et s’assurer de rester aligner, notamment lors des tests avant déploiement.
Comme énoncé précédemment, la collecte et la consolidation de données RH est une étape qui peut parfois être très complexe quand l’entreprise est présente à l’international. En effet, certains pays n’ont pas les mêmes processus de gestion ou la même maturité digitale. Il faut prévoir le contrôle et l’analyse de la pertinence et la fiabilité des données en permanence, tout au long du projet.
C’est un sujet qu’il faut anticiper pour s‘assurer que la connexion entre le « Core RH » et les autres systèmes (paie par exemple) soit réalisable et fonctionnera correctement. Si votre Core RH est maitre de la donnée, il faut impérativement reprendre toutes les données et les formats nécessaires au fonctionnement des autres systèmes (exemple : DSN). Il faut aussi s’assurer que toutes les données qui transitent dans ces interfaces soient bien migrées et reprises dans votre système maitre.
Le modèle de gouvernance de la donnée au service de votre organisation
Comment fonctionne votre entreprise ? Quelle latitude de fonctionnement laissez-vous aux filiales de votre groupe ? Quelle est la place de la gestion du personnel et de la gestion des talents ? Quelle est la culture de l’entreprise, est-elle résiliente face aux changements ? Avez-vous déjà des SI implémentés au sein de votre structure ? Tant de questions sur lesquelles se pencher pour bâtir votre socle de Core RH. Un Core RH peut fonctionner selon différents modèles : Maitre, esclave ou hybride.
Ici, le Core RH « chapeaute » les autres SIRH implémentés et il alimente les outils locaux. Ce modèle convient aux organisations qui souhaitent développer une gestion RH centralisée au niveau du Groupe et, à ce titre, est souvent la dernière étape avant la création d’un CSP. Là où les filiales avaient leurs propres systèmes de gestion administrative, elles doivent dans ce modèle basculer tous leurs process sur le système du Groupe.
A l’inverse, dans ce modèle, ce sont les SIRH déjà présents qui alimentent le Core RH global. Ce modèle est donc plus simple à déployer que le précédent car il impacte peu les données (tout au plus ajouter éventuellement quelques champs nécessaires au Groupe) et pas du tout l’organisation des services qui conservent leurs process. Ce modèle convient aux groupes dont les filiales sont relativement indépendantes et jouissent d’une certaine autonomie.
Ce modèle permet de faire cohabiter des modèles « Maitre » et « Esclave » à la convenance des filiales ou des sociétés. On retrouve ce choix technique exclusivement dans les projets SuccessFactors pour des raisons techniques évidentes.
Ne négligez pas la résistance au changement et anticipez là !
Partant d’une volonté de simplification et d’harmonisation des processus, l’adoption d’un Core RH, comme tous changements internes, peut vite tourner au casse-tête si aucun accompagnement des équipes n’est réalisé et si les enjeux du projet ne sont pas partagés.
La résistance au changement des filiales ou des sociétés n’est pas neutre et c’est une étape clé de votre processus de digitalisation RH, surtout si vous voulez mettre en place un Core RH qui soit maître. Il est aussi impératif d’engager toutes les parties-prenantes dans la création des référentiels communs.
Une stratégie d’accompagnement efficace, garantie un taux d’adoption de vos solutions plus élevé et le succès de votre projet.
Nous l’avons vu, le Core RH est un module complexe à mettre en place parce qu’il contient beaucoup de champs, de spécificités locales et d’interfaces. D’un point de vue organisationnel, le choix du modèle de gouvernance peut nécessiter beaucoup d’accompagnement des filiales. La préparation des référentiels communs est une tâche très longue qui doit être anticipée (voir même avant le démarrage du projet).
Comme le Core RH n’est pas un module très valorisable d’un point de vue métier par les utilisateurs (faible retour sur investissement), les sociétés sont confrontées à 2 choix possibles :
Cet article s’appuie sur des retours d’expérience essentiellement constitués à partir des projets SuccessFactors que nous avons menés auprès de CANAL+, SONEPAR, FTV, L’OREAL. Tous les SIRH du marché n’offrent pas tous ces fonctionnalités, notamment à l’international ou dans le choix du modèle de gouvernance. Raison pour laquelle nous avons fait le choix d’accompagner nos clients avec SuccessFactors.
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