Guide : User Adoption : 4 éléments clés à retenir

Sara Ali Fdal

Sara Ali Fdal

Consultante AMOA SIRH

Dans un précédent article, nous avons évoqué l’approche à adopter dans l’utilisation et l’appropriation d’un SIRH au sein de votre organisationNous avons également organisé un webinar sur ce même thème « User adoption : facteur clé de succès de votre projet SIRH ». 

 

Ce nouvel article s’inscrit dans la continuité de ce sujet, nous aborderons les 4 éléments clés à retenir pour une User Adoption efficace. 

 

2020 marque l’accélération de la transformation numérique. Par conséquent, l’utilisation de logiciels métier est plus que jamais importante, ce qui permet d’assurer la performance de l’équipe et la compétitivité de l’entreprise. 

 

Alors que le télétravail est plus que jamais d’actualité, les outils digitaux sont particulièrement adaptés à ce contexte. Et pour cause, leur installation sur des serveurs distants plutôt que sur des postes d’utilisateurs permet aux entreprises de poursuivre leurs activités à distance avec davantage d’aisance. Mais s’ils sont de précieux alliés pour accompagner la transformation digitale, leur efficacité dépend d’un élément fondamental : leur adoption par les utilisateurs 

 

Il est courant pour une entreprise de s’engager dans plusieurs projets d’adoption numérique simultanément. 

La mise en œuvre d’un outil SIRH sans planification ou en négligeant l’adoption peut avoir des répercussions négatives, telles qu’une surcharge d’information auprès des utilisateurs et donc une faible productivité voire un rejet de la solution. 

 

Communication, formation, support et adoption continue : voici 4 éléments clés pour booster l’adoption de vos logiciels SIRH durablement en entreprise. 

 

1. La communication

 

La première clé pour favoriser l’adoption de votre outil SIRH par les utilisateurs, c’est la communication. Et pour cause, 1 projet sur 3 échoue en raison d’une communication inefficace. 

 

Communiquer pour faire comprendre la valeur ajoutée de votre outil : pourquoi vous avez mis en place votre outil et en quoi il les aidera dans leur travail au quotidien?.  

Mot d’ordre : Toujours communiquer positivement sur le projet. 

2. La formation

La formation est une étape fondamentale d’un projet SIRH : sans formation au SIRH, vos collaborateurs ont du mal à l’utiliser, leurs frustrations face aux outils digitaux augmentent, leur mauvaise prise en main engendre des erreurs, les équipes perdent du temps, entrainant un rejet de la solution. 

 

La formation aux logiciels permet d’accompagner la prise en main des outils. Toutefois, pour être efficace, cette formation doit être adaptée à votre cible d’utilisateurs, il faut connaître les besoins de chaque population en matière de formation. 

Former des groupes en fonction des métiers permet de rompre les silos hiérarchiques, valoriser la reconnaissance individuelle, favoriser une communication transparente, développer une collaboration plus efficace. 

 

Il est également important de proposer des formations appropriées au temps de travail habituel. Vos collaborateurs devraient pouvoir avoir accès à des formations courtes au moment où ils en ont besoin et à leur propre rythme. 

3. Le support / Run

Pour booster l’adoption de votre outil durablement, il est primordial d’accompagner les utilisateurs sur la durée. Et pour cause, l’adoption des logiciels n’est pas un processus fini puisqu’ils évoluent sans cesse ! Qu’il s’agisse d’une nouvelle fonctionnalité ou tout simplement d’un changement dans les usages, il est indispensable d’accompagner vos utilisateurs tout au long de leur parcours sur les outils. Pour ce faire, le support est un élément clé. 

 

Le support doit être accessible. Plus les utilisateurs trouvent le support facilement et rapidement, moins ils sont tentés de délaisser leurs outils faute de réponse ou de réactivité.  

Le support doit être facilement actualisable pour adapter les contenus selon les évolutions des outils (nouvelles fonctionnalités, mises à jour, etc.).  

4. Rendre l'adoption permanente

Mais pour atteindre une adoption massive par les utilisateurs, la communication, la formation et le support ne suffisent pas. Il est indispensable, pour maintenir la motivation, de faire en sorte de travailler sur l’adoption de manière attractive, positive et continue sur le projet. 

 

Un suivi régulier et une mesure de l’adoption individuelle et collective doivent être définis pendant la phase de préparation du projet afin de connaître le niveau d’adoption et de performance atteint. Ils permettent de mesurer de manière objective l’ancrage des nouveaux usages et réagir sur des points précis d’amélioration. 

 

Aussi, vous pouvez maintenir l’adoption de votre outil en l’entretenant de plusieurs manières, en voici quelques exemples :  

  • Des vidéos pédagogiques et ludiques, 
  • Des guides pratiques par usage métier, 
  • Des retours d’expérience de collaborateurs, 
  • Des recommandations personnalisées, 
  • Des suggestions d’améliorations 

Le SIRH peut aider le service des Ressources Humaines à rendre les processus plus accessibles, plus rapides, moins coûteux et plus efficacesTous ces avantages du SIRH ne peuvent être parfaitement obtenus que si le système est adopté ou adapté dans une organisation avec précision et plus efficacement.  

 

Engagement accru des utilisateurs, augmentation de la productivité des utilisateurs, taux d’erreur plus bas, retour sur investissement plus rapide, il existe de nombreuses raisons de mettre en œuvre une stratégie d’adoption par les utilisateurs. Pour autant, toutes les organisations sont confrontées à une multitude de défis lors de la mise en œuvre et de l’adoption d’un SIRH. 

 

A ce titre, être conseillé et accompagné par des spécialistes de la facilitation de l’adoption représente un atout incomparable, vous alimentant en méthodologie, retours d’expérience et livrables ayant fait leurs preuves sur de nombreux projets. 

Cabinet expert en conduite du changement lors d’un projet SIRH, I-RH Partner se tient prêt à vous accompagner face à toutes vos problématiques d’adoption SIRH. 

N’hésitez pas à nous rejoindre sur les réseaux ! 

Une question ? Un projet ? Contactez-nous !

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