Guide lexique du SIRH

Introduction au lexique du SIRH

L’univers des SIRH (systèmes d’information en ressources humaines) peut parfois apparaître complexe et son jargon spécifique déroutant. C’est la raison pour laquelle nous avons constitué ce petit lexique du SIRH. En espérant qu’il vous aidera !  

A

La méthode agile est une approche de gestion de projet développée à l’origine pour le développement informatique. La méthode agile est centrée autour d’un processus itératif et incrémental (souvent appelé Sprint). La participation du client dans ce processus est essentielle et permet davantage de réactivité et aboutit en général à une satisfaction cliente plus importante.   

L’ « assistant à la maitrise d’ouvrage » est la personne qui accompagne opérationnellement les entreprises dans toutes les phases de leurs projets de digitalisation RH (définition des objectifs, planification, budgétisation, formation, etc.). Il est l’intermédiaire entre les équipes « métier » (équipe client) et technique (intégrateur, éditeur). L’AMOA peut être interne à l’entreprise ou externe (consultant) : Chez I-RH nous offrons une assistance personnalisée dans les phases de conception, recette, data migration, interfaces et déploiement 

L’«assistant à la maitrise d’œuvre » est la personne qui va livrer la demande faite par l’AMOA :  il définit le comment atteindre l’objectif et s’assure de sa réalisation. 

Un appel d’offres est une procédure souvent utilisée dans des processus d’achats B to B qui vise pour un commanditaire, à choisir l’entreprise (soumissionnaire) jugée la plus à même de réaliser une prestation en vue d’un projet ou d’un besoin défini. Il s’agit d’un procédé de mise en concurrence pour la proposition d’un service ou d’un bien précis.

Dans le même domaine, voir aussi: Request For Information / Request For Proposal.

L’« Application Programming Interface » est une interface de programmation qui permet aux applications de communiquer entre elles et de s’échanger des données mutuellement. 

L’ATS (Applicants Tracking System) est un outil utilisé par le personnel en charge du recrutement. Les logiciels ATS permettent en essence, la gestion des candidatures, de la réception des CV jusqu’à la sélection finale des futurs collaborateurs. L’automatisation permise par les ATS permet notamment un gain de temps considérable et favorise la collaboration entre des collaborateurs impliqués dans le processus de recrutement.  

Il peut être une brique d’un ensemble plus large (core RH) ou être un logiciel dédié uniquement à la recherche et à la gestion des talents.  

 

B

Désigne, dans un secteur professionnel précis, l’ensemble de comportements et de techniques qui demeure consensuellement considérés comme indispensables par la plupart des professionnels du domaine, pour des raisons de qualité, de sécurité, ou de respect de la législation.  

Désigne le positionnement de marché spécifique adopté par un éditeur de logiciels. Les solutions dites « best of breed » ont pour objectif de répondre à des problématiques précises et à apporter une excellence RH fonctionnelle sur des sujets spécifiques. On retrouvera à l’inverse des éditeurs de solutions « généralistes » pouvant proposer des suites RH. (ex : SAP Successfactors, Workday, Oracle HCM..)  

Il désigne un ou des jeux de données complexes permettant par exemple aux RH (après analyse des données) de réaliser des prédictions, de créer des statistiques pour analyser la performance ou encore optimiser le recrutement 

Le « Business Process Analyst » est responsable de l’harmonisation entre les processus métier et la solution SI. Le BPA aide les organisations à étudier en profondeur les processus ou changements internes pour trouver des opportunités d’amélioration. 

Le « Business Process Management » ou « Gestion des Processus Métier » permet d’avoir une visibilité d’ensemble des processus métiers d’une entreprise. Une fois identifié, un travail d’optimisation et d’automatisation est réalisé dans le but de contribuer à l’amélioration globale de l’entreprise.   

Le « Business Process Outsourcing » correspond à la délégation d’un projet ou d’une partie de l’activité (ou plusieurs) d’une entreprise à un prestataire externe, aussi appelé « sous-traitante ». Ex : L’externalisation de la production de la paie et des déclaratifs.  

Le BPO est la personne qui va détenir la responsabilité de la performance d’un processus donnée au sein de l’entreprise. Dans le cadre SIRH, un BPO peut par exemple se voir confier la responsabilité du processus de gestion de la performance ou bien encore du processus lié au recrutement.

Les personnes occupant le rôle de BPO ont souvent un rôle-clé à jouer lors des projets SIRH puisqu’un des enjeux majeurs sera de retranscrire efficacement les processus métiers dans la solution informatique.

Un business case SIRH (ou étude d’opportunité en français) est une étude réalisée en amont d’un projet et ayant pour objectif la justification d’un investissement à venir concernant un projet entrevu.  Il permet aux entreprises d’évaluer et de prioriser un projet ou une action plutôt qu’un autre. L’équipe chargée de réaliser le nouveau projet rédigera cette étude d’opportunité dans le but de présenter et de défendre l’utilité du projet pour l’organisation auprès des décideurs. 

Capacité à transformer des données brutes en informations pertinentes permettant d’aider à la prise de décision ou d’affiner une stratégie. Nous trouvons sur le marché de nombreux logiciels BI 

C

Le cahier des charges est un document contractuel fourni par le client au fournisseur. Il a pour objectif, l’expression exhaustive des besoins du client afin que le fournisseur puisse proposer une solution pertinente. Il est essentiel d’établir un cahier des charges complet en amont de chaque projet SIRH puisque celui-ci servira de base de négociations puis de mesure de l’avancement du projet et enfin de contrôle de la conformité entre la solution proposée et la solution promise.  

Document listant de manière exhaustive les jeux de tests (ou recette) à réaliser pour valider que le système réalisé correspond aux attentes du client 

La conduite du changement est le processus d’accompagnement des employés dans une transformation d’un processus de l’entreprise. Cela inclut notamment un volet communication important mais aussi le suivi des impacts, la limitation des rejets de la part des parties prenantes et le contrôle du taux d’adoption de la part des employés 

Au cœur de la révolution informatique des deux dernières décennies, le terme désigne l’accès à des services informatiques comprenant serveurs, stockage, logiciels ou mise en réseau grâce à un fournisseur identifié via internet. On distingue notamment des services dits SaaS, Paas, IaaS.

Instance représentative d’un projet. Le COPIL est une instance stratégique d’arbitrage et de décision. Ces instances décisives pour garantir le bon déroulé d’un projet ont pour objectif la mise en œuvre des orientations du comité exécutif, l’affectation des ressources du projet, la validation des phases projets, le contrôle global du projet et des éventuels risques ainsi que la validation des orientations à donner au projet. Les sponsors, directeurs et chefs de projet composent souvent le comité de pilotage d’un projet 

Instance opérationnelle qui regroupe les différents responsables opérationnels du projet.  

On appelle « Core Model », l’ensemble des éléments qui peuvent être communs et partagés (processus, règles de gestion, modèle de données, référentiels…) au travers des systèmes d’information communs aux différentes filiales ou sites d’une entreprise. 

Compte Rendu d’Activité : Il désigne le document permettant à l’ensemble des membres d’une équipe projet de partager de manière régulière le détail des activités exécutées.  

D

C’est le terme anglais pour désigner le « tableau de bord » d’un service ou d’une équipe au sein d’une organisation. De nombreux outils fonctionnent aujourd’hui autour de « Dashboard ». Dans le domaine des ressources humaines, un Dashboard RH peut par exemple permettre aux professionnels RH d’avoir une visibilité détaillée de la situation actuelle dans un ou plusieurs services. Ex : Le taux de turnover sur une année dans une équipe ou un site précis.  

Un incident au cours duquel une personne non autorisée voit, vole ou utilise des données sensibles, protégées ou confidentielles.

Le Data Mining désigne l’analyse des données (souvent dans de grands jeux de données – Big Data) pour transformer celles-ci en informations utiles. Dans le Data Mining, on essaye de trouver des patterns, d’identifier certaines corrélations entre différentes données afin de réaliser des prédictions, détecter des anomalies.

La visualisation des données consiste à représenter les données de manière visuelle (graphiques, infographie, etc.), afin de rendre les données plus lisibles et compréhensibles. 

Désigne une méthode de travail collaboratif qui repose sur un processus de co-créativité impliquant les feedbacks des utilisateurs finaux. C’est une méthode de gestion de l’innovation élaborée à l’Université de Standford qui demeure hybride entre la pensée analytique et intuitive.  

Ex : Lors d’un projet de mise en place d’un ATS, des recruteurs, des employés et des managers participent à la phase de conception de la solution finale, au même titre que le personnel RH et l’intégrateur.  

 

La dématérialisation désigne le fait d’effectuer certaines actions et tâches, préalablement effectuées sur papier, à l’aide d’outils numériques. La dématérialisation RH promet notamment une efficacité accrue, une rapidité et une sécurisation plus importante des tâches et processus.  

L’impact du Covid 19 tend à favoriser une dématérialisation RH accrue des processus dans les entreprises.  

Le déploiement représente une des dernières phases de tout projet. A ce stade, la solution est censée répondre aux besoins fonctionnels établis en phase de conception.  La phase de déploiement doit être finement organisée et a pour objectif l’installation et le déploiement de la solution réalisée dans l’environnement de production du client.  

Le « Data Privacy Officer » ou « Data Protection Officer » (en Français  DPD : « Délégué à la protection des données ») se charge de la protection des données personnelles et sensibles dans l’entreprise. Le DPO s’assure de la conformité de l’organisation en rapport aux réglementations relatives à la question du traitement de données (data privacy). Depuis la  RGPD (« Règlement Général pour la Protection des Données »), le fait de désigner un DPO au sein de certaines entreprises est devenu obligatoire. 

E

Désigne un ensemble de formations formelles et informelles, de matériels, processus et programmes éducatifs qui ont pour support principal, l’utilisation des médias électroniques. 

Interface Web qui permet aux employés de gérer de nombreuses tâches liées à l’emploi normalement effectuées par les RH (telles que l’inscription aux avantages sociaux, la mise à jour des informations personnelles et l’accès aux informations de l’entreprise). 

Enterprise Resource Planning ou PGI (progiciel de gestion intégré), est un progiciel qui gère et coordonne toutes les ressources, informations et fonctions d’une organisation. Ainsi un module commun centralise les différentes données de la finance, de la logistique, des ressources humaines et les interconnecte pour une gestion de l’activité simplifiée. 

L’étude de faisabilité a pour objectif de vérifier la faisabilité d’un projet. C’est-à-dire de mesurer la possibilité d’atteindre les objectifs fixés de manière réaliste en prenant en compte les volets technique, commercial, juridique et économique d’une entreprise.  

G

Dans le contexte des ressources humaines, la gamification fait référence à un processus qui permet de rendre les systèmes, processus ou autres activités liées aux RH plus agréable et motivant grâce à des éléments ludiques ou la conception de jeux. Par exemple, le fait d’utiliser des éléments de jeu pour rendre une activité banale comme l’inscription à des avantages ou l’assimilation d’un processus de recrutement de manière plus agréables. 

Le Go-Live est un des jalons clés de tout projet puisqu’il indique le moment ou les utilisateurs finaux pourront commencer à utiliser le nouveau système.  

Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Elle consiste à anticiper sur le moyen et long terme l’évolution de l’organisation et les conséquences RH de cette dernière. Suite à cette analyse, des plans d’actions sont mis en place (formation, recrutement, mobilité, transfert de compétences…) afin de trouver un équilibre entre les besoins de demain de l’entreprise et les ressources en capital humain. Si votre entreprise compte plus de 300 salariés, un accord de GPEC doit être négocié.  

La gestion des temps et activités (GTA) est un domaine RH qui s’intéresse au suivi des temps de travail, des absences, des présences, et des activités des employés d’une entreprise. 

I

Désigne la mise en place d’un logiciel ou d’un système informatique adapté aux besoins et à la configuration requise par le client.  

Elle correspond à l’ensemble des processus technologiques permettant aux machines de réaliser des actions qui nécessitent une forme d’intelligence réelle. Le champ d’actions de l’intelligence Artificielle est multiple et pourrait avoir un impact fort sur les fonctions des ressources rumaines: Recrutement, Gestion administrative, formation, évolution, support 

C’est une solution d’hébergement cloud dans laquelle l’organisation externalise l’administration de la globalité de son infrastructure (matériel serveur, travail de virtualisation, stockage et réseaux) à un distributeur cloud. Ainsi, elle gère les coûts de gérance de l’informatique qui sont délégués. 

Certaines ESN peuvent proposer des services d’intégration et ainsi aider un client à installer et personnaliser un logiciel / ERP ou un système entier. Les intégrateurs possèdent en général des partenariats avec certains éditeurs de solutions SIRH dans lesquelles ils ont acquis une expertise. Un intégrateur peut également accompagner ses clients à intégrer d’autres modules à votre système d’information RH 

Capacité dont dispose certaines plates-formes ou solutions informatiques à fonctionner avec d’autres de manière standardisée et contrôlée dans le but de créer un réseau et de favoriser le transfert et l’échange de données.  

L’interface marque une frontière de communication entre deux entités informatiques. Elle permet l’envoi et la réception d’informations entre deux systèmes d’information 

Ex : Le module de formation est relié au Core RH par une interface. 

J

Dans le jargon de la gestion de projet, un jalon représente la fin d’une étape ou d’un travail réalisé. Le jalon marque souvent un événement important auquel on associe certains éléments administratifs (signature de contrat, Sign Off, etc).  

Ex : le Go-Live marque un jalon important sur le planning du projet.  

K

Une valeur mesurable qui démontre l’efficacité avec laquelle une entreprise atteint ses objectifs commerciaux clés. Les organisations utilisent des KPI pour évaluer leur succès à atteindre les objectifs.  

L‘anglais « kick off » signifie littéralement « coup d’envoi ». Le kick off meeting constitue la réunion de lancement officielle du projet. 

L

Ils sont définis comme des applications ou logiciels en ligne dont une organisation dispose afin de gérer le parcours des collaborateurs et développer leurs compétences via la formation. Ceux-ci sont souvent liés à des SIRH pour suivre les progrès et conserver les historique et données de formation dans le Core RH. 

M

Désigne l’ensemble des actions qui permettent de garantir le bon fonctionnement d’un système informatique RH. Il s’agit ici de pérenniser la solution dans le temps en s’assurant de sa mise à jour régulière afin qu’il soit adapté aux évolutions.  

Apparaît en cas de dysfonctionnement du système, la maintenance corrective permet de résoudre et corriger les anomalies du système 

Ce type de maintenance traduit l’activité visant à s’assurer que le système continue à fonctionner correctement, en respectant la qualité de service attendue. La prévention requiert entre autres, une analyse régulière de l’ensemble du système, le maintien de la base de données, la protection du système ainsi que sa mise à jour.  

Une interface Web qui permet aux managers de gérer de nombreuses tâches liées à l’emploi normalement effectuées par les RH (telles que les approbations des temps de travail, l’exécution de rapports, la validation des congés, la recherche d’informations sur les employés etc). 

Un type d’IA peut « apprendre » (c’est-à-dire détecter des tendances et s’ajuster en conséquence). Au sein d’une entreprise, cela peut par exemple être utilisé dans les systèmes d’information pour utiliser les données liées aux présences et absences pour prédire les tendances liées aux absences ou bien détecter des informations liées au turnover futur.  

Le MCO désigne l’ensemble des stratégies adoptées afin de garantir, de manière continuelle, le bon niveau de fonctionnement de l’infrastructure informatique d’une entreprise. L’objectif est parfois de prévenir de fortes altérations des conditions de travail habituelles, même lors de situations pouvant provoquer des dysfonctionnements importants. (Ex : Attaque informatique, incendie…).

Il désigne l’acteur qui traduit un besoin exprimé par le métier, c’est-à-dire le responsable du cahier des charges. Le MOA est la personne commanditaire du projet qui définit les caractéristiques et les modalités de ce dernier (objectif, temps, budget) et qui en validera les différentes étapes.  

La maîtrise d’œuvre désigne une personne ou une organisation désignée par la MOA pour mener les travaux d’un point de vue opérationnel.  

Le MOE décidera quels seront les moyens techniques à mettre en place pour concevoir le projet conformément à ce qui a été défini par la MOA

Le mode projet désigne une méthode de management ayant pour objectif de faire collaborer des personnes de différentes spécialités ou différentes équipes ayant un projet commun. Il s’agit d’un mode d’organisation ayant pour but l’atteinte d’objectifs définis précis ; en respectant des conditions de ressources, de coûts, de délais et de budget. Il est souvent accompagné de l’établissement de dispositif projet incluant la définition d’équipe projet, la mise en place d’instances diverses, la création de planning etc.  

N

La note de cadrage désigne le document de synthèse réalisé durant la phase de cadrage du projet. On retrouve dans ce document, un ensemble d’informations permettant la description globale du projet. Il s’agit ici d’établir un document à la fois succinct et précis.  

O

Processus de transfert d’un nouvel employé du statut de candidat au statut d’employé. Il comprend un aspect administratif et contractuel mais plus globalement l’accueil de l’employé au sein de l’entreprise. Des modules SIRH d’Onboarding existe pour encadrer et faciliter ce processus déterminant dans l’expérience d’un nouveau collaborateur. 

Un logiciel On-Premise est un logiciel qui est localisé et stocké directement sur les serveurs de l’entreprise lui permettant de disposer de l’intégralité de ses données en interne. A la différence d’une solution Saas, l’organisation elle-même héberge l’intégralité de sa solution. Cela représente généralement un coût et une technicité de maintenance supérieure à celui des solutions Saas 

Lorsque la gestion d’une fonction spécifique d’une entreprise est déléguée à un tiers 

P

Le terme PaaS désigne une Plateforme en tant que Service (PaaS). Il s’agit d’une mise à disposition par un fournisseur Cloud d’un ensemble d’outils (logiciels et hardware) permettant aux entreprises de développer ou lancer des applications directement sur le cloud. Il s’agit d’une solution flexible qui permet notamment aux entreprises d’éviter l’acquisition de matériels, de systèmes d’exploitation, de serveurs web ou encore d’une grande équipe d’informaticien.

Le fournisseur se chargera de la maintenance technique alors que le client s’assurera seulement de la gestion de ses données et de ses applications.

Méthodes permettant l’analyse de données dans le but d’obtenir des informations facilitant la compréhension des talents présents au sein de l’entreprise. Cette méthodologie a pour objectif, la prédiction de certains besoins RH et contribue ainsi à l’optimisation des performances d’une entreprise. 

Processus de maintien ou d’amélioration de la performance au travail des employés grâce à l’utilisation d’outils facilitant la définition et l’‘évaluation d’objectifs, le support et le conseil managériale, le feedback continue.  

Fait référence à une partie de l’organisation en charge du pilotage d’un projet. De la réflexion à la construction. Il s’assure du bon déroulement et de l’optimisation de chaque étape du projet 

Le protocole de recette est un document qui regroupe un ensemble d’informations mettant en lumière la stratégie de recette à venir. On retrouve ainsi dans ce document :  

  • Les objectifs clairs de la recette 
  • Le périmètre de la recette 
  • Les tâches du client 
  • Les tâches du fournisseur  
  • Un planning de test 
  • Les seuils d’acceptation du produit 

    R

    Le RACI est un outil permettant de visualiser les rôles occupés par chacun des acteurs d’un projet. En essence, elle permet de répondre à la question « qui fait quoi ? ». 

    Un RACI prend souvent la forme d’un tableau ou d’une grille et permet de définir clairement les attendus réciproques et les responsabilités de chacun.   

    Il existe un certain nombre de variantes au classique RACI, chacune d’elles ayant des rôles additionnels. (RACI-VS, RACSCI..) 

    R : Responsable A : Acteur C : Consulté I : Informé V: Validateur S : Signataire (peut aussi représenter le terme Support dans le RACSI).  

     

    La recette désigne la phase du projet où une série de tests est effectuée afin de s’assurer que le système ou la solution configurée est bien conforme aux attentes et aux spécifications du client. Plusieurs acteurs du projet participeront à cette phase du projet. La contribution du client y est essentielle.  

    La recette fonctionnelle est réalisée par la filière métier ou des utilisateurs finaux et la recette techniques par la filière informatique. 

    Le RFI constitue l’étape n°1 d’un processus d’achat / appel d’offre. Le RFI est une requête soumise à un ou plusieurs fournisseurs potentiels dans le but de récolter des informations et d’obtenir un aperçu rapide de la position et de l’offre proposé par chacun des fournisseurs. Le RFI prend souvent la forme d’un document qui décrit votre projet et vos objectifs afin d’obtenir des informations répondant à vos besoins et à votre contexte.

    Le RFP désigne l’étape qui suit le RFI et qui consiste à réaliser une requête supplémentaire auprès des fournisseurs participant à l’appel d’offres. Le RFP vise à recenser les modalités de consultation et les réponses plus précises et plus complètes de la part des fournisseurs. Chaque fournisseur devra exprimer de manière plus formelle le détail des solutions apportées et le prix associé pour mener à bien le projet proposé.

    S

    Un modèle de licence dans lequel le logiciel est vendu sous licence par abonnement et est hébergé de manière centralisée dans le cloud. L’avantage principal réside dans le fait que le client ne se soucie pas de la maintenance physique de l’application (serveurs) ni potentiellement de son évolution technique ou logicielle, qui peut être assurée par le fournisseur. Néanmoins elle doit assurer la maintenance applicative de la solution 

    Ils englobent l’intégralité des outils et logiciels informatiques relatifs aux fonctions RH. Un SIRH centralise toutes les données des employés : paie, recrutement, formation et d’autres informations liées aux ressources humaines. En intégrant un SIRH à leurs processus RH, les entreprises cherchent à les améliorer pour traiter de manière efficace les informations et gagner en rapidité et fiabilité.  

    Dans l’univers informatique, le SLA représente une clause contractuelle qui a pour but de définir le niveau de service et la réponse aux objectifs précis qu’un prestataire de services s’engage à fournir à son client.

    Ex : Dans le cadre d’une prestation de support informatique, 90% des tickets de priorité élevée doivent être traités dans un délai de 8h maximum.

    Les spécifications fonctionnelles ont pour objectif de décrire en détail la façon dont les exigences du client seront prises en compte dans le futur logiciel.

    On évoque parfois deux types de spécifications fonctionnelles :

    1. SFG : Spécifications fonctionnelles générales, rédigées par la maitrise d’ouvrage (MOA) ou l’AMOA et qui décrivent les besoins métier.
    1. SFD : Spécifications fonctionnelles détaillées, généralement préparées par la maîtrise d’œuvre. (MOE). L’AMOA peut également assister la MOE dans l’élaboration des SFD.

    Processus consistant à identifier les besoins à long terme de l’entreprise afin de préparer et développer une réserve de talents pour répondre à ces besoins futurs. 

    T

    Définie au sens large comme la mise en œuvre de stratégies visant à augmenter la productivité et la compétitivité d’une entreprise en développant des processus RH pour attirer, développer, retenir et utiliser des employés possédant les compétences et l’aptitude requises pour répondre aux besoins actuels et futurs de l’entreprise.  

    La « tierce maintenance applicative » représente l’externalisation de la maintenance de tout ou partie du système d’information d’une entreprise à une entreprise tierce (par exemple à un cabinet de conseil SI). 

    U

    L’urbanisation des systèmes d’information est une méthodologie d’architecture des entreprises qui décrit l’alignement de la relation entre les différents systèmes informatiques d’une entreprise avec sa stratégie plus globale, tout en prenant en compte les transformations à venir. L’enjeu pour l’entreprise est de pouvoir intégrer les demandes d’évolutions des SI dans une démarche logique, maîtrisée et rationnelle.

    W

    Le terme désigne la représentation des tâches réparties entre différents acteurs d’un processus. On retrouve également dans cette représentation, les modes de contrôles et de validation nécessaires ainsi que les délais et les informations nécessaires à l’exécution d’une tâche précise.

    Par exemple dans le domaine RH / SIRH, le workflow lié à l’attribution de bonus nécessitera l’approbation du manager puis d’un membre du service RH avant la validation finale par l’équipe Comp & Ben.

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