Les secrets et les clés de réussite de la mise en place d’un outil de Gestion des Talents

Dans un contexte de transformation digitale et dans un univers ultra connecté et personnalisé, les exigences des dirigeants, managers et salariés n’ont jamais été aussi élevées en matière de système d’informations et à fortiori en matière de SIRH. Dès lors, il est indispensable de déployer un outil répondant aux impératifs métiers en termes de fonctionnalités mais également aux besoins d’instantanéité, d’ergonomie et d’autonomie auxquels aspirent les utilisateurs dans leur quotidien.

Dans un contexte de transformation digitale et dans un univers ultra connecté et personnalisé, les exigences des dirigeants, managers et salariés n’ont jamais été aussi élevées en matière de système d’informations et à fortiori en matière de SIRH.

Dès lors, il est indispensable de déployer un outil répondant aux impératifs métiers en termes de fonctionnalités mais également aux besoins d’instantanéité, d’ergonomie et d’autonomie auxquels aspirent les utilisateurs dans leur quotidien.

L’enjeu étant de faire adhérer les collaborateurs à l’outil, de le rendre accessible, simple d’utilisation et agréable à la navigation afin de rendre les utilisateurs acteurs ou contributeurs de leur propre carrière.

Avant de vous donner les conseils clés pour réussir la mise en place d’un projet de gestion des talents, il est indispensable de rappeler que l’implémentation d’un SIRH ne résout pas tous les problèmes.

En effet, un trop grand nombre de structures pensent régler des problématiques récurrentes de procédures et même d’organisation à travers un outil.

Or une telle démarche demande un travail de réflexion, de structuration et de nettoyage des données.

Business team meeting
Conseil #1 : Préparer votre projet en amont

La phase amont du projet est une clé de réussite majeure. C’est elle qui va déterminer les acteurs, les objectifs et les enjeux de la démarche. C’est également le moment où la solution va être dessinée avec l’aide des éditeurs/intégrateurs. Voici quelques points à bien valider dans cette étape :

  • Repenser les processus et partager des référentiels communs.
  • Prévoir un plan de déploiement.
  • Définir la gouvernance des données.
  • Aligner les enjeux du SIRH sur la stratégie de l’entreprise : adresser les domaines à plus forte valeur ajoutée en priorité.
  • Aligner la communication pour l’ensemble du groupe (France et International).
Conseil #2 : Garder votre objectif en ligne de mire
Hit the target concept. Meet the objective 32

Vouloir implémenter un SIRH est un projet ambitieux qui doit être porté avec force et conviction pour répondre à des besoins concrets. C’est souvent lors de transformations profondes de l’organisation que le choix d’un déploiement se fait pour répondre par exemple à un changement d’orientation stratégique, aux exigences d’une nouvelle gouvernance ou d’une nouvelle réglementation.

 Il est donc indispensable à cette étape de :

  • Identifier les avantages d’une nouvelle solution et les gains de productivité engendrés.
  • S’assurer que le niveau de maturité des process et des équipes internes.
Conseil #3 : Standardiser

Certes, toutes les structures ont leurs spécificités et leurs modes de fonctionnement mais vous ne trouverez jamais un outil qui réponde à 100% à votre organisation.

Dès lors, il convient d’utiliser cet élan de nouveauté pour harmoniser, voire standardiser certaines pratiques : le changement c’est maintenant. Il faut impérativement arrêter les pratiques passéistes et les « on a toujours fait comme ça ». C’est le moment d’imposer de nouvelles pratiques et de casser certains codes. L’avantage étant triple : une meilleure lisibilité des pratiques, des développements spécifiques limités et un coût maîtrisé.

Conseil #4 : Reprendre le lead et mettre en avant la valeur ajoutée des ressources humaines.

Alors que pour d’autres directions la démarche semble naturelle, on constate que les Ressources Humaines ont souvent du mal à vendre leurs projets de digitalisation. En effet, trop souvent envisagé comme un centre de coût la DRH a du mal à démontrer sa valeur ajoutée d’un point de vue stratégique et business.

Voici quelques points clés pour porter votre projet :

  • Identifier concrètement les gains de productivité et les leviers d’efficacité d’un SIRH.
  • Valoriser l’expérience candidat et collaborateur et le gain d’attractivité engendré.
  • Mettre en relation les actions RH avec les projets stratégiques de l’entreprise.
  • Être convaincu du bien-fondé du projet.
  • Identifier un sponsor fort.
  • Former un duo gagnant DRH/DSI.
  • Estimer les coûts et les budgets.
Conseil #5 : Profiter de la transformation du SIRH pour réformer ses métiers et son organisation

Implémenter un SIRH est une excellente occasion pour se transformer en profondeur et insuffler un vent de nouveauté alors ayez les bons réflexes :

  • Adopter des processus harmoniser et partager des référentiels communs
  • Oser accorder une plus grande place aux collaborateurs et managers et libérer du temps à vos experts RH
  • Changer d’état d’esprit et abandonner les pratiques passéistes
  • Avoir le réflexe RGPD : gérer le consentement du collaborateur, tracer le consentement (qui peut changer), répondre à son obligation d’information…
Conclusion

Vous avez désormais toutes les clés en main pour réussir l’implémentation de votre nouveau SIRH. Alors à vous de jouer et rappelez-vous de nos conseils :

  1. On réfléchit à ses processus.
  2. On se transforme pour les bonnes raisons.
  3. On choisit des outils standardisés.
  4. On reprend sa place de leader dans l’entreprise.
  5. On profite de la transformation pour se réformer.
Olivier Indovino

Olivier Indovino

Directeur IRH by ACT-ON GROUP

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Une transformation digitale réussie avec le Design Digital

La transformation numérique est à l’œuvre dans les ressources humaines depuis quelques années déjà. Elle pousse à être plus imaginatif, pour revoir les modèles de fonctionnement, les modèles d’interaction avec les utilisateurs. Et s’il suffisait de simplifier la vie des collaborateurs pour « enchanter » le travail et gagner en efficacité. Quelles applications RH ont été conçues autour de l’expérience collaborateur ?

Les logiciels RH sont bien souvent conçus pour les RH autour de processus, de formulaires mais pas des collaborateurs. Or, chaque personne passe un temps considérable sur des logiciels professionnels qui n’ont pas été pensés pour elle. Il en découle des pertes de temps, d’énergie et d’efficacité.

Pour autant, la dimension esthétique peut être au service de l’efficacité ! Un nouveau scénario est désormais à ajouter dans nos études d’opportunités SIRH afin de proposer des outils RH puissants qui répondent aux attentes d’ergonomie, d’efficacité et de fluidité pour les utilisateurs.

L’importance de l’expérience utilisateur

On s’accorde à dire que la complexité des systèmes est un frein à l’efficacité des utilisateurs ! Cette complexité se nourrit des offres abondantes et parfois peu ergonomiques proposées aux entreprises. Ces outils composent un patchwork de services dans lequel il faut apprendre à naviguer. Or, une trop grande diversité d’offres ou un mauvais design de logiciel a des conséquences sévères et immédiates : les utilisateurs abandonnent leur utilisation et s’en détournent. En conséquence l’importance de l’ergonomie et de la simplicité sont indispensables pour améliorer l’efficacité des utilisateurs.

L’indicateur de mesure de la satisfaction des utilisateurs sur les logiciels est l’UX : L’UX est un sigle anglais qui signifie User eXperience[1], en français l’expérience utilisateur. Quelques grandes lignes de bon design ont été formulées par Don Norman (Visibilité, Affordance, Mapping, Feedback et Cohérence). En somme, l’utilisateur doit facilement savoir ce qu’il faut faire et pouvoir dire ce qui se passe suite à ces actions. Ce concept permet de gagner en réactivité à travers des solutions de plus en plus connectées et des informations gérées en temps réel.

La difficile transformation digitale des SIRH existants

La vague digitale amène une transformation des attentes des clients mais aussi des collaborateurs vis-à-vis des logiciels. Dans cette nouvelle époque de consommation digitale, les utilisateurs demandent des solutions adaptées à leur expérience individuelle et à leur singularité.

Les solutions hégémoniques de Paie ou de Gestion des temps sont puissantes et robustes mais pêchent souvent par leur ergonomie. Pour autant, changer ces outils pour une question d’ergonomie est un pari risqué pour l’entreprise. Si, pour améliorer l’expérience utilisateur, il faut revoir toute l’application, on peut comprendre que les entreprises soient frileuses à s’engager dans la transformation digitale. Si cela suppose de toucher aux réglementaires de Paie, de GTA, revoir la confidentialité, … cela peut vite devenir un cauchemar.

La diversité des offres et des services proposés aux managers peut poser un autre problème en termes d’hétérogénéité. Quand un manager doit naviguer entre plusieurs applications pour répondre à ses interlocuteurs RH, finances ou achat, ses capacités d’apprentissage sont mises à rude épreuve, surtout pour ceux qui sont moins familiers avec ses nouvelles technologies.

Améliorer l’UX sans changer les moteurs de calcul ou diminuer le nombre d’applications est parfois compliqué. C’est un défi pour les DRH mais aussi un pari gagnant pour les utilisateurs et pour les entreprises.

Le potentiel du Design digital dans les SIRH

L’entreprise se doit d’offrir à ses collaborateurs une qualité d’outils équivalente à celle qu’elle pourrait offrir à ses clients et alignée sur les codes et normes du web. Pour cela, une réponse est à chercher auprès des agences de Design Digitale. Ces spécialistes de l’expérience utilisateur restent peu connues du monde SIRH mais des projets commencent à se réaliser entre des éditeurs SIRH et ces agences spécialisées. Des écrans plus ergonomiques et offrant plus de services Web sont réalisés par des UX Manager et sont ensuite connectés aux SIRH.

C’est l’approche qu’a proposé UltraNoir à Natixis, banque internationale de financement, d’investissement, de gestion d’actifs, d’assurance et de services financiers. Pour améliorer le modèle de service, la vie du collaborateur et l’efficacité opérationnelle, cette agence de Design Digital a utilisé le Design Thinking.

« Le Design Thinking consiste justement à repenser l’ensemble des processus, des outils et des modes de travail en remettant l’expérience collaborateur au centre des réflexions, et cela dans une optique de simplification », explique Bruno Cabasso, associé d’UltraNoir.

Cette association du SIRH et du Design Thinking a été éprouvée pour développer des écrans et des Web Services autour de la solution de Gestion des temps et activités de GFI, société de services et éditrice de logiciels. Selon Fabrice Rosique, Directeur commercial chez GFI, « il faut mettre l’accent sur l’ergonomie et le digital plutôt que sur les migrations techniques ». Il rajoute « qu’il faut proposer aux collaborateurs une interface graphique simple, ergonomique et conviviale même s’il faut maintenir un règlementaire complexe ».

« Ce que nous avons adopté comme démarche avec Natixis », nous dit UltraNoir, « c’est de se concentrer sur la personne plutôt que sur le processus, comprendre le comportement au travail, identifier les différents profils types de collaborateurs, tester des prototypes, faciliter la vie des collaborateurs et lever les freins dans tout ce qu’ils font au quotidien ». Les gains sont doubles : développer le bien-être et l’efficacité au travail !

L’avantage d’une approche de la transformation digitale par le Design Digital est qu’elle permet de créer des environnements propices au travail. Pour Natixis, « alors que le Métier de la banque se transforme et se digitalise, l’entreprise se doit aussi de proposer à ses salariés des outils digitaux pour leur montrer que l’entreprise est, elle-même, actrice de cette transformation. Les salariés ne comprendraient pas qu’on leur demande toujours plus de digital pour les outils clients et qu’en interne, on leur impose des outils d’un autre âge », nous dit Laurent Juillet, Chef de projet SIRH chez Natixis. Il ajoute que « les entreprises tendent de plus en plus à déléguer, à responsabiliser les salariés qui sont amenés à gérer eux-mêmes, ou au travers de leurs managers, certains processus sans passer par la DRH. Les managers acceptent cette approche à condition de disposer d’outils mobiles, simples et efficaces ».

Cette approche de Design Digital a permis d’automatiser les activités à faible valeur ajoutée, de simplifier des processus RH et de répondre au défi de la transformation digitale en mettant l’utilisateur au cœur de la conception d’un logiciel.

Des avantages pour les entreprises

A force de compléter leur SIRH la plupart des entreprises se retrouvent face à des patchworks d’applications. L’arrivée de solutions de niche en mode cloud a encore renforcée cette diversité.

Aujourd’hui, signe de maturité du marché du SIRH, on sent une nette accélération de la demande des utilisateurs vers plus de cohérence et de simplicité (User adoption). Le service apporté par les agences de Design Digital répond parfaitement aux besoins des utilisateurs sans mettre le SIRH sur un chemin critique, car les éléments sensibles ne sont pas touchés (paramétrage des réglementaires, interfaces, gestion de la confidentialité).

Cette revalorisation de l’expérience utilisateur par le Design Digital peut donc être décorrélée des projets de maintenance, de migration ou de refonte des SIRH. C’est un scénario à part entière qui permet de s’affranchir de la Road Map outil et de pérenniser autant que nécessaire des outils plus anciens qui ne présentent pas de souci majeur.

Par ailleurs, la technologie Web est plus facile à maintenir, plus facile à déployer et moins coûteuse. Autant de gains à valoriser dans un Business Case pour dégager un bon ROI dès les premiers mois de mise en service. En terme d’OPEX, le ROI est immédiat ! L’entreprise devrait tirer parti de cette approche et de ces nouvelles technologies pour revaloriser l’expérience utilisateur de leurs salariés à moindre coût.

Conclusion

Cette approche de la transformation digitale du SIRH par le Design Digital est un moyen efficace d’offrir à ses collaborateurs une expérience utilisateur revalorisée, sans altérer le fonctionnement des outils les plus anciens.

La DRH doit accompagner ses salariés dans cette transformation digitale qui pousse à réinventer les métiers et permet de repenser les modèles de management. Elle peut compter pour cela, sur les jeunes générations particulièrement attachées à l’innovation et la flexibilité autour de nouvelles technologies (Digital Mentoring).

Il reste encore beaucoup de chemin à parcourir pour mettre en place des SIRH maîtrisés par tous mais dorénavant c’est une première étape plus facile à franchir avec le Design Digital.

Olivier Indovino
Président de I-Rh Partner, Cabinet Conseil RH
Avec l’aimable participation de Natixis, UltraNoir et GFI.

[1] « The Design of Everyday Things», Don Norman, 2013, published by Basic Books

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Vous pouvez accéder le replay du webinar « Bien choisir son SIRH en 2021 » en cliquant sur le bouton ci-dessous :