Concrètement, en quoi consiste ce nouveau type d’organisation ?
L’origine du concept du Flex Office remonte au début des années 2000 dans les sociétés de conseil américaines avec pour raison l’augmentation des prix de l’immobilier dans les grandes villes comme New York ou encore Los Angeles. Ces entreprises se sont aperçues qu’une organisation de type Flex Office permettait d’économiser un certain pourcentage des espaces de travail tout en favorisant les dynamiques collaboratives, la créativité et la productivité des salariés. Au fil des années, le Flex Office se démocratise aux États-Unis mais aussi au niveau international avec plusieurs grandes entreprises. Néanmoins, la mise en place de cette nouvelle organisation de travail nécessite pour les entreprises d’effectuer un véritable changement organisationnel.
Selon une étude réalisée par Actineo en 2019, seulement 14% des entreprises françaises sont concernées par le Flex Office. Pour les 86% restantes, il peut s’agir d’un refus de la direction à l’idée d’un tel changement organisationnel ou bien d’un refus des salariés (bouleversement des habitudes, nuisances, proximité forcée, etc.). Il est donc nécessaire de définir et de mettre en place des méthodes et pratiques de conduite du changement pour réduire les résistances des salariés et les craintes de l’entreprise afin de faciliter la transition organisationnelle vers une organisation de travail de type Flex Office.
Une organisation de travail selon le modèle du Flex Office se définit comme la suppression de barrières physiques et de bureaux attitrés, le salarié peut donc changer d’espace de travail dès qu’il le souhaite pour s’installer à l’endroit qui lui semble le plus approprié pour effectuer ses différentes tâches. Source: Systencia
Typologie des configurations des espaces de travail
Source: Shalini K., Thérèse S., Suzanne M. et Nathan T., 2018
L’innovation technologique, l’évolution des méthodes de travail et de communication durant les dernières années ont modifié l’environnement des entreprises. Afin de garantir que ce nouvel environnement soit en adéquation avec ces nouvelles approches, des lieux de travail flexibles sont souvent favorisés et adoptés par les entreprises qui privilégient le “mode projet” et le management transversal. La modification de l’environnement de travail de l’entreprise et de ses salariés est effectuée grâce à un changement organisationnel qui nécessite une grande préparation en amont.
Afin de favoriser le changement organisationnel et pour que celui-ci se réalise dans les meilleures conditions, la conduite du changement ainsi que sa politique de mise en place sont à prendre en compte. Les managers qui accompagnent les salariés durant un changement doivent différencier leurs pratiques de conduite du changement en fonction du profil, du besoin et du niveau hiérarchique auquel le salarié appartient.
Dès lors, on remarque plusieurs types de stratégies de conduite du changement pour favoriser un changement organisationnel auprès des salariés :
Source : Richard Soparnot, 2013
On distingue 3 principaux acteurs lors d’un changement organisationnel de type Flex Office dans une entreprise :
Il est important de rappeler qu’un changement organisationnel de type Flex Office n’est pas une chose simple à mettre en place et nécessite des méthodes et techniques d’aménagement particulières qui prennent la forme de deux types d’investissements.
A. Les risques pour l’entreprise et ses salariés
Au niveau de l’entreprise
Durant la journée, l’ensemble des salariés peuvent être éparpillés dans l’espace de travail en raison de la suppression des bureaux attitrés. Le manager peut donc rencontrer des difficultés à assurer ses responsabilités qui sont une série d’éléments à assurer quotidiennement comme le contrôle des tâches, le coaching et veiller à ce que tout se passe bien.
La réorganisation des espaces nécessite des investissements pour l’entreprise qui va alors observer une augmentation de ses coûts d’exploitation. Cependant, ces coûts baisseront sur le long terme en raison de la suppression des postes inoccupés.
Ce bouleversement des habitudes est susceptible de générer des résistances chez les salariés du fait de la perte de repères, l’impossibilité de personnaliser leur nouveau bureau ou bien même la perte de la symbolique liée à cette place, ce n’est plus la place du salarié mais des salariés. Ces résistances génèrent alors des craintes pour l’employeur. Il est donc important d’assurer une bonne conduite du changement et que les managers maintiennent un climat favorable à la minimisation des différentes résistances au changement.
Au niveau des salariés
Ces nuisances existaient dans les organisations de travail classiques mais ont été amplifiées avec l’utilisation d’un modèle de travail de type Flex Office. En effet, les nuisances peuvent générer un stress chronique chez les salariés du fait qu’ils ne peuvent réaliser leurs tâches en raison des perturbations sonores ambiantes comme des téléphones qui sonnent ou des discussions formelles/informelles entre les salariés.
L’appropriation de l’espace de travail par le biais de la personnalisation est un point à ne pas négliger pour l’entreprise. Cependant, avec un modèle de travail de type Flex Office, il n’est plus possible pour les salariés de s’approprier ou de personnaliser les bureaux car ceux-ci ne sont plus attribués et doivent être libérés.
Une organisation en cloud est nécessaire pour assurer l’accès et la portabilité de l’information, il y a donc une série d’applications à développer autour du salarié. Il y a donc une dépendance aux applications pour effectuer son travail et il suffit de peu pour bouleverser cet équilibre (problème de connexion wifi, perte d’identifiants etc).
Avec une organisation Flex Office, le nombre de places disponibles dans l’entreprise est inférieur au nombre de salariés car les absences comme les RTT, congés divers, arrêts maladies et le télétravail sont directement prises en compte dans le nombre de places disponibles. Ces places limitées peuvent générer une pression chez les salariés car ils doivent se lever plus tôt s’ ils veulent obtenir la place désirée.
Avec la suppression des barrières physiques et des bureaux isolés, l’intimité des salariés à diminué. En effet, avec ce mode d’organisation les flux d’informations visuelles et sonores sont plus importants au sein de l’espace de travail.
Si l’on prend comme exemple la pandémie mondiale liée à la Covid-19 avec une circulation quotidienne des salariés sur le même bureau, la circulation des germes et virus est favorisée, ce qui représente un risque pour les salariés dans le cas où le nettoyage des bureaux n’est pas fait ou bien mal fait.
Ces risques impactent principalement les salariés, ils vont alors générer des résistances au changement. Il est intéressant que tous les salariés sont uniques et réagissent de manière différente les uns des autres, le tableau ci-dessous illustre bien ces propos en listant les différentes réactions face à un changement organisationnel et aux résistances qu’il entraine.
Typologie des réactions face à un changement
Source : Thierry Bontems, Marie-Laure Fourcade, 2018
B. Les enjeux de cette organisation
Il est intéressant de noter qu’un espace de travail en Flex Office implanté améliore la proximité entre les salariés. En effet, cette suppression des barrières physiques favorise les dynamiques collaboratives et les innovations collectives. Aujourd’hui, dans les grandes entreprises, le travail en mode projet s’est démocratisé et est souvent préconisé. Les équipes travaillent de plus en plus de manière transversale et le Flex Office répond de mieux en mieux aux différents besoins d’aujourd’hui en matière d’organisation. Enfin, grâce à la suppression de barrières physiques, le Flex Office augmente les rencontres imprévues et par conséquent la probabilité et la fréquence des interactions de 2 à 5,4 fois par heure. L’augmentation de cette fréquence d’interactions encourage le partage des connaissances, permet de résoudre (même indirectement) certains conflits organisationnels et renforce la cohésion sociale en générant une compréhension commune des différents problèmes.
Il est alors possible d’affirmer que l’environnement de travail est également lié à la satisfaction des salariés. En effet, la perception humaine permet d’évaluer cet environnement positivement ou négativement et de générer ou non, une meilleure performance. L’environnement de travail est donc un facteur à ne pas négliger et devrait être conçu de manière à motiver les personnes qui y travaillent pour obtenir de meilleurs comportements et résultats pour l’entreprise.
C. Recommandations pour favoriser la mise en place du Flex Office
La stratégie participative est basée sur une communication intensive tout en faisant participer l’ensemble des salariés de l’entreprise à la construction du changement. Certes, cette stratégie rend le processus plus long, mais l’engagement des salariés est réel, le changement sera donc plus durable et de qualité.
Il est recommandé d’agir simultanément sur les trois leviers de la conduite du changement :
Il est nécessaire d’appréhender les individus avec des craintes ou résistances pour qu’ils s’expriment et participent durant les groupes de travail afin de trouver une solution (stratégie participative). Ci-dessous les groupes d’individus qui représentent un obstacle à la transition organisationnelle :
Une fois le changement en place, il est nécessaire d’ancrer celui-ci pour consolider toutes les nouvelles pratiques et de les inscrire dans les mœurs de l’entreprise mais aussi pour éviter de futures résistances et craintes durant les changements à venir.
Afin d’éviter les risques de résistance durant et au-delà de la transition, il est important pour les entreprises d’assurer un suivi constant et de qualité sur leurs salariés qui en ont le plus besoin. En effet, certaines personnes ont le besoin d’être suivies par peur d’être submergées dans l’information. Il est alors recommandé aux entreprises de faire participer les salariés au changement, de leur donner un niveau d’informations optimal et de prendre en compte les différentes remarques (dans la limite du possible).
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