How can you retain your top talent profiles?
This is one of the biggest problems facing Human Resources today. As we are facing an era of more resignations than ever seen before (quiet quitting etc.), we are seeing an outpouring of books and articles covering the subjects of employee loyalty and retention. This major challenge obliges companies to be proactive, detecting risks and potential departures, and anticipating them with actions to retain employees within their teams. For many years now HRIS has been an essential implementation within the industry. As the market becomes saturated and software options accumulate, it can become difficult to accurately discern between tools and their capacities, their capacity to fluidly communicate with each other becomes strained, and this can result in slower decision making and employee retention actions.
In this article we are going to look at why a centralised HRIS system, in this case SAP SuccessFactors, is a powerful tool in many industries, thanks to its company-wide retention strategy support.
There are many key factors to look at before establishing an employee retention strategy. These include: the feeling of belonging, the desire to be challenged, achieving goals (whether personal or collective), skill development, career advancement within the company, a healthy work environment etc. For each of these SAP SuccessFactors has a technological response, adapted to your company context and your processes.
SAP SuccessFactors is compiled of several “Talent” modules. They are dedicated to employee lifecycle management, from hire to retire. Amongst these modules we can find performance management, development and succession preparatory actions and the management of upskilling opportunities. These “Talent” modules are based on data from the Core HR, but they are also interconnected. The use of each of these modules is enriched by the flow of pertinent and transversal information.
Once the arrival of a new employee is announced, it is necessary to anticipate their onboarding, ensuring an optimal welcoming experience. We know, that even before an employee begins their first day, they are already a member of our team and must be integrated into the system (this can be done in the Recruitment module or entered manually). Onboarding can now begin.
The Onboarding 2.0 module gives us the capacity to generate by workplace, job position and department of the new employee, a list of actions to be carried out by the HRBP, the manager or even future colleagues to best prepare for the arrival of their newest teammate. These actions could be, but are not limited to: organising the first few meetings in advance, preparing and defining objectives, ordering equipment, preparing security badges and ID information necessary to access the company site and software etc. If these actions have been carried out successfully and on-time, the arrival of a new employee will run smoothly. Said employee may feel that their welcome was well prepared and thought out, and in return, may have the inclination to begin to work immediately. These actions have a double benefit for companies. Employees have a rapid feeling of belonging, and quality data is entered and saved in the HRIS.
Once the employee is ready to begin their work, all concerned stakeholders must be able to define, in co-construction, the performance objectives and challenges over a defined period. The Performance and Goals module allows you, in a simple manner, to add objectives and to manage the objective planning. We know, however, that a simple definition of a mission isn’t sufficient enough to motivate quality work, nor employee performance. Throughout the year, employees and managers alike must check-in to ensure that objectives will be achieved. These moments for a feedback exchange; a step-back to make the necessary adjustments, are necessary in order to stay on track.
With Performance and Goals, employees, managers and all interested parties have the possibility to use the entirety of the Continuous Performance Management functionality. Tracking the evolution of accomplished objectives, refining them thanks to completed actions, successes and the possibility to record meetings as well as meeting notes in the software tool. As an employee, you also have the opportunity to request feedback from anyone present in your company’s SuccessFactors database. As a manager you have the possibility to request personalised feedback for and from your team members. All of this information, collected throughout the year, is duplicated and presented in the annual performance review. This promises visibility of the most precise information in relation to employee performance for all stakeholders concerned.
The annual talent review is also the opportunity to ‘check-in’ with the employees within your company. This is a dedicated moment for proposing the most adapted solutions for development, training and succession needs, anticipating potential departures and identifying the reasons why.
The Succession and Development module offers many software features. The first one is called Talent Review or Calibration Session, it allows for the creation of sessions utilising the evolution, performance and potential matrix. This gives a rapid overall visualization of your population, and their specific developmental needs.
The second tool is here to compliment the first, by giving users the capacity to identify the risks and impact ensued by the potential departures of employees. There is also facilitation in the rapid identification of impact positions and the development of adapted retention plans, as well as contingency succession preparation in the event of an unsuccessful retention strategy and thus a critical vacancy.
Finally, the third tool gives you the possibility to create a talent pool, proposing training offers or specified career evolution pathways. This tool provides a way to identify the profiles that need particular attention via the skills development plan, employee career aspirations, or general mobility wishes.
Following on from the end of year review and the talent review, managers and employees have the capacity to define development objectives, either to reinforce current skills resulting in an increase of performance in the employee’s current position, or to develop new skills; targeted at career evolution. This can be offered via training pathways, and programs in the LMS library. Providing a direct link between the objective management module and the LMS, facilitating the assignment of training material and fluidifying the HRIS user experience.
Finally, it is possible to create personalized reports destined for the HR population and the executive integrating KPI’s ensuring:
These indicators are primordial for keeping up to date on employees, as well as the detection and retention of talent.
One important thing to keep in mind: all of these identification and anticipation actions, the decision making and action taking, are only possible if your stakeholders are empowered and involved in the different HRIS processes.
Digitalisation of your HR department shows us today, more than ever, that the human aspect is the key in all our HR and HRIS strategic efforts. Talent retention is a major problematic, we can even say that it is critical for some companies. SAP SuccessFactors proposes interconnected tools to evaluate performance, adjust employee development plans, anticipate potential departures, their reasons, and prepare potential successors. All of these strategic actions, for employee development and company sustainability, are only possible, through the utilisation of an HRIS, if the data entered here is of quality and up-to date.
HRIS expert
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CONTEXTE : Renforcement du suivi des temps suite à la demande de l’inspection du travail
Objectif :
Mettre en œuvre une solution de GTA simple et digitale pour répondre aux obligations légales tout en limitant le recours à des tâches administratives à faible valeur ajoutée
L’inspection du travail est susceptible de demander à tout moment les documents de suivi du temps de travail des collaborateurs du siège. Ces documents doivent attester qu’ACCORHOTELS respecte bien la législation en vigueur concernant le temps de travail. Si aujourd’hui un suivi du temps de travail est déjà réalisé, ACCORHOTELS souhaite le moderniser et pérenniser une solution de GTA digitale et simple qui s’adapte aux contraintes des cadres, des managers et des agents de maîtrise (gagner du temps sur les tâches administratives, pas de double saisie, solution mobile, garder la flexibilité du temps de travail, …).
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Objectif :
Proposer un système qui réponde à la législation, tout en restant souple à utiliser
La réflexion était de proposer un système qui réponde à la législation, tout en restant souple à utiliser car ACCORHOTELS propose des horaires individualisés pour toute sa population d’employés et agents de maîtrise.
Le suivi du temps de travail à l’aide de badgeuses n’était pas une solution envisageable et une solution alternative a dû être trouvée. La transformation digitale qui anime ACCORHOTELS vise plutôt à renforcer la confiance et la responsabilité des collaborateurs via un système auto-déclaratif. C’est la solution de Lucca© qui a été choisie. Chez Lucca©, ils essayent de faire des logiciels de gestion différents. Ils pensent « qu’ils ne sont pas nécessairement gris, moches et tristes ! » (Gilles Satgé). La solution est accessible depuis son ordinateur, tablette ou smartphone, répondant ainsi aux attentes du groupe : « La mobilité, est le pilier de notre plan digital » (Vivek Badrinath).
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Le temps ainsi économisé a été utilisé pour répondre aux questions des managers et utilisateurs, expliquer les nouvelles règles de gestion, informer les comités de direction et CE, …
Le plan de bascule comprenait une phase pilote qui nous a permis d’anticiper des points d’attention (questions, simplicité d’utilisation, organisation des équipes de paie, consignes aux managers pour le suivi du temps de travail). Lors du démarrage de la population complète, les supports au démarrage étaient prêts et les managers étaient dotés des supports nécessaires pour animer les réunions avec leurs équipes. Toute la documentation disponible pour étaient disponible sur le forum Digit’Time, véritable lieu d’information et d’échange entre les utilisateurs et l’équipe des responsables administratifs et paie. La base documentaire et la foire aux questions a été initié par l’AMOA et a rapidement pu être pris en charge par les équipe de paie.
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