SAP SuccessFactors users: contributing to your talent retention strategy

How can you retain your top talent profiles? This is one of the biggest problems facing Human Resources today. As we are facing an era of more resignations than ever seen before (quiet quitting etc.), we are seeing an outpouring of books and articles covering the subjects of employee loyalty and retention.

How can you retain your top talent profiles? 

This is one of the biggest problems facing Human Resources today. As we are facing an era of more resignations than ever seen before (quiet quitting etc.), we are seeing an outpouring of books and articles covering the subjects of employee loyalty and retention. This major challenge obliges companies to be proactive, detecting risks and potential departures, and anticipating them with actions to retain employees within their teams. For many years now HRIS has been an essential implementation within the industry. As the market becomes saturated and software options accumulate, it can become difficult to accurately discern between tools and their capacities, their capacity to fluidly communicate with each other becomes strained, and this can result in slower decision making and employee retention actions.   

Psychologist Working With Woman

In this article we are going to look at why a centralised HRIS system, in this case SAP SuccessFactors, is a powerful tool in many industries, thanks to its company-wide retention strategy support. 

There are many key factors to look at before establishing an employee retention strategy. These include: the feeling of belonging, the desire to be challenged, achieving goals (whether personal or collective), skill development, career advancement within the company, a healthy work environment etc. For each of these SAP SuccessFactors has a technological response, adapted to your company context and your processes. 

SAP SuccessFactors is compiled of several “Talent” modules. They are dedicated to employee lifecycle management, from hire to retire.  Amongst these modules we can find performance management, development and succession preparatory actions and the management of upskilling opportunities. These “Talent” modules are based on data from the Core HR, but they are also interconnected. The use of each of these modules is enriched by the flow of pertinent and transversal information. 

Once the arrival of a new employee is announced, it is necessary to anticipate their onboarding, ensuring an optimal welcoming experience. We know, that even before an employee begins their first day, they are already a member of our team and must be integrated into the system (this can be done in the Recruitment module or entered manually). Onboarding can now begin.  

The Onboarding 2.0 module gives us the capacity to generate by workplace, job position and department of the new employee, a list of actions to be carried out by the HRBP, the manager or even future colleagues to best prepare for the arrival of their newest teammate. These actions could be, but are not limited to: organising the first few meetings in advance, preparing and defining objectives, ordering equipment, preparing security badges and ID information necessary to access the company site and software etc. If these actions have been carried out successfully and on-time, the arrival of a new employee will run smoothly. Said employee may feel that their welcome was well prepared and thought out, and in return, may have the inclination to begin to work immediately. These actions have a double benefit for companies. Employees have a rapid feeling of belonging, and quality data is entered and saved in the HRIS. 

Once the employee is ready to begin their work, all concerned stakeholders must be able to define, in co-construction, the performance objectives and challenges over a defined period. The Performance and Goals module allows you, in a simple manner, to add objectives and to manage the objective planning.  We know, however, that a simple definition of a mission isn’t sufficient enough to motivate quality work, nor employee performance. Throughout the year, employees and managers alike must check-in to ensure that objectives will be achieved. These moments for a feedback exchange; a step-back to make the necessary adjustments, are necessary in order to stay on track. 

With Performance and Goals, employees, managers and all interested parties have the possibility to use the entirety of the Continuous Performance Management functionality. Tracking the evolution of accomplished objectives, refining them thanks to completed actions, successes and the possibility to record meetings as well as meeting notes in the software tool.  As an employee, you also have the opportunity to request feedback from anyone present in your company’s SuccessFactors database. As a manager you have the possibility to request personalised feedback for and from your team members. All of this information, collected throughout the year, is duplicated and presented in the annual performance review. This promises visibility of the most precise information in relation to employee performance for all stakeholders concerned. 

Young businesswoman working at at office

The annual talent review is also the opportunity to ‘check-in’ with the employees within your company. This is a dedicated moment for proposing the most adapted solutions for development, training and succession needs, anticipating potential departures and identifying the reasons why. 

The Succession and Development module offers many software features. The first one is called Talent Review or Calibration Session, it allows for the creation of sessions utilising the evolution, performance and potential matrix. This gives a rapid overall visualization of your population, and their specific developmental needs. 

The second tool is here to compliment the first, by giving users the capacity to identify the risks and impact ensued by the potential departures of employees. There is also facilitation in the rapid identification of impact positions and the development of adapted retention plans, as well as contingency succession preparation in the event of an unsuccessful retention strategy and thus a critical vacancy. 

Finally, the third tool gives you the possibility to create a talent pool, proposing training offers or specified career evolution pathways. This tool provides a way to identify the profiles that need particular attention via the skills development plan, employee career aspirations, or general mobility wishes.  

Following on from the end of year review and the talent review, managers and employees have the capacity to define development objectives, either to reinforce current skills resulting in an increase of performance in the employee’s current position, or to develop new skills; targeted at career evolution. This can be offered via training pathways, and programs in the LMS library. Providing a direct link between the objective management module and the LMS, facilitating the assignment of training material and fluidifying the HRIS user experience. 

Finally, it is possible to create personalized reports destined for the HR population and the executive integrating KPI’s ensuring: 

  • Follow-up of HR campaigns 
  • Module adoption rates 
  • High quality data  

These indicators are primordial for keeping up to date on employees, as well as the detection and retention of talent.    

One important thing to keep in mind: all of these identification and anticipation actions, the decision making and action taking, are only possible if your stakeholders are empowered and involved in the different HRIS processes.  

Digitalisation of your HR department shows us today, more than ever, that the human aspect is the key in all our HR and HRIS strategic efforts. Talent retention is a major problematic, we can even say that it is critical for some companies. SAP SuccessFactors proposes interconnected tools to evaluate performance, adjust employee development plans, anticipate potential departures, their reasons, and prepare potential successors. All of these strategic actions, for employee development and company sustainability, are only possible, through the utilisation of an HRIS, if the data entered here is of quality and up-to date.  

Martin Louis Dit Picard

Martin Louis Dit Picard

HRIS expert


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CONTEXTE : Renforcement du suivi des temps suite à la demande de l’inspection du travail
Objectif :
Mettre en œuvre une solution de GTA simple et digitale pour répondre aux obligations légales tout en limitant le recours à des tâches administratives à faible valeur ajoutée

L’inspection du travail est susceptible de demander à tout moment les documents de suivi du temps de travail des collaborateurs du siège. Ces documents doivent attester qu’ACCORHOTELS respecte bien la législation en vigueur concernant le temps de travail. Si aujourd’hui un suivi du temps de travail est déjà réalisé, ACCORHOTELS souhaite le moderniser et pérenniser une solution de GTA digitale et simple qui s’adapte aux contraintes des cadres, des managers et des agents de maîtrise (gagner du temps sur les tâches administratives, pas de double saisie, solution mobile, garder la flexibilité du temps de travail, …).


ENJEUX : Digitaliser et simplifier le suivi du temps de travail
Objectif :

Proposer un système qui réponde à la législation, tout en restant souple à utiliser

  • Horaires variables individuels
  • Possibilité de confirmer ou modifier son temps de travail sur plusieurs supports
  • Signature électronique

La réflexion était de proposer un système qui réponde à la législation, tout en restant souple à utiliser car ACCORHOTELS propose des horaires individualisés pour toute sa population d’employés et agents de maîtrise.
Le suivi du temps de travail à l’aide de badgeuses n’était pas une solution envisageable et une solution alternative a dû être trouvée. La transformation digitale qui anime ACCORHOTELS vise plutôt à renforcer la confiance et la responsabilité des collaborateurs via un système auto-déclaratif. C’est la solution de Lucca© qui a été choisie. Chez Lucca©, ils essayent de faire des logiciels de gestion différents. Ils pensent « qu’ils ne sont pas nécessairement gris, moches et tristes ! » (Gilles Satgé). La solution est accessible depuis son ordinateur, tablette ou smartphone, répondant ainsi aux attentes du groupe : « La mobilité, est le pilier de notre plan digital » (Vivek Badrinath).

APPROCHE ET TRAVAUX REALISES : Implémentation du projet de bout-en-bout
Objectif :
Accompagner ACCORHOTELS dans le choix et le déploiement de la solution de GTA

  • Assistance au choix de la solution
  • Participation à tous les ateliers de conception
  • Animation des relations avec les partenaires (éditeurs, équipe projet)
  • Rédaction des cahiers de recette
  • Déroulement de la recette et suivi des indicateurs d’avancement
  • Animation des instances de gouvernance du projet
  • Suivi des indicateurs de pilotage et partage des informations en temps réel avec l’équipe projet
  • Réalisation des actions de change (communication)
  • Préparation du déploiement avec un site pilote
  • Organisation et réalisation des actions de démarrage
  • Création et animation du forum Digit’Time pour maintenir la communication avec les utilisateurs
  • Organisation du support aux utilisateurs

ACCORHOTELS a donné à son prestataire la latitude nécessaire pour gérer le projet en toute autonomie. Cette relation de confiance a permis à ACCORHOTELS de rester concentré sur son cœur de métier. Le planning et les questions structurantes pour la solution et l’organisation des équipes étaient gérées lors des instances de pilotage. Dès la conception, une attention particulière a été apportée aux charges nécessaires pour maintenir la solution : Toutes les automatisations demandées ont permis de reprendre la solution avec peu d’impact sur les charges et l’organisation des équipes.

La solution Saas préconisée dans le contexte ACCORHOTELS a permis de maitriser les phases de recette et d’anticiper les tâches de conduite du changement :

  • La solution SaaS de Lucca est la même pour les 1000 clients et 1,3 millions d’utilisateurs. Elle est régulièrement testée et mise à jour par Lucca.
  • La solution SaaS de Lucca est résolument tournée vers les utilisateurs et permet à des non experts RH de s’approprier son fonctionnement d’une manière intuitive, sans recours à des sessions de formation.


Le temps ainsi économisé a été utilisé pour répondre aux questions des managers et utilisateurs, expliquer les nouvelles règles de gestion, informer les comités de direction et CE, …

Le plan de bascule comprenait une phase pilote qui nous a permis d’anticiper des points d’attention (questions, simplicité d’utilisation, organisation des équipes de paie, consignes aux managers pour le suivi du temps de travail). Lors du démarrage de la population complète, les supports au démarrage étaient prêts et les managers étaient dotés des supports nécessaires pour animer les réunions avec leurs équipes. Toute la documentation disponible pour étaient disponible sur le forum Digit’Time, véritable lieu d’information et d’échange entre les utilisateurs et l’équipe des responsables administratifs et paie. La base documentaire et la foire aux questions a été initié par l’AMOA et a rapidement pu être pris en charge par les équipe de paie.
Les demandes d’évolution étaient étudiées dans la double perspectives d’apporter à la solution de nouvelles fonctionnalités et utilisables par tous les clients. LUCCA a globalement trouvé des solutions pour répondre à toutes les demandes d’ACCORHOTELS et chaque développement étaient portés par une nouvelle version. D’un point de vue technique il n’y avait donc pas de ‘spécifique’. Cette particularité des projets SaaS simplifie toutes les phases d’un projet, de la conception à la TMA et garantit le bon fonctionnement de l’application quel que soit le device utilisé (PC, smartphone)

Les aspects techniques supervisés par l’IT sont plus spécialisés. Ils couvrent les échanges avec les autres applications (Web Services), les connexions SSO, la sécurité des applications (dont les services mobiles), le SLA ou la reprise de données. La connexion des utilisateurs passait par Yammer afin d’intégrer parfaitement la solution Lucca dans le paysage applicatif des utilisateurs. Une connexion sécurisée permettait donc aux utilisateurs de se connecter facilement à travers le monde avec un seul et même identifiant / mot de passe.

D’un point de vue contractuel, la solution Saas propose des coûts dégressifs par tranche d’utilisateurs. Pour toutes les bonnes raisons de choisir le modèle SaaS, le contrat s’en trouve facilité.

RESULTAT : Utilisateurs Satisfaits !
Une solution simple et ergonomique qui a répondu aux attentes des utilisateurs. Une solution SaaS qui tient ses promesses : Gouvernance du projet par le métier, temps de projet maitrisé et réduit, stabilité de la solution, aspects contractuels simplifiés. Le réseau social est actif et largement documenté pour répondre rapidement aux demandes de utilisateurs et managers.

Merci pour votre inscription!

Vous pouvez accéder le replay du webinar “Bien choisir son SIRH en 2021” en cliquant sur le bouton ci-dessous :