5 façons de créer un programme d’intégration stratégique (Onboarding)

L'intégration joue un rôle primordial au sein des entreprises. En effet, elle améliore l'image de marque des employés, la compétitivité, la productivité, les niveaux d'engagement et réduit les coûts de recrutement et de main-d'œuvre.

Le marché du travail n’est plus ce qu’il était comme dans de nombreux pays, le taux de chômage et la pénurie de compétences affectent énormément le recrutement et la gestion des talents. Selon « World Employment and Social Outlook: Trends 2018 », même si le taux de chômage mondial s’est stabilisé, le nombre de chômeurs reste à des niveaux élevés, dépassant 192 millions de personnes dans le monde.

Cela conduit à une bataille intense de recherche de nouveaux talents entre les entreprises où le service des ressources humaines doit travailler de manière plus stratégique. 

Néanmoins, les entreprises accordent plus d’attention aux employés existants qu’aux nouveaux arrivants, qui sont la main-d’œuvre stratégique qui détermine leur avenir. Il s’avère que 20% du roulement du personnel se produit dans les 45 premiers jours d’emploi, ce qui apparaît à l’évidence comme un gaspillage de ressources humaines et financières.

Quelle est la place de l'intégration dans les entreprises ?

L’intégration joue un rôle primordial au sein des entreprises. En effet, elle améliore l’image de marque des employés, la compétitivité, la productivité, les niveaux d’engagement et réduit les coûts de recrutement et de main-d’œuvre.  

Cela permet avant tout, de créer un lien entre la mission, la vision, la philosophie, la culture, les spécifications du poste et les attentes des employés mais aussi de donner du sens à la motivation et à leur engagement. Voici cinq idées clés pour créer un programme d’intégration stratégique qui peut réduire de manière significative le roulement de personnel la première année :

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1. Différencier "integration et "orientation"

L’intégration est parfois considérée comme synonyme d’orientation et comme la prochaine étape d’un processus d’embauche dans une entreprise. 

Cependant, l’orientation est totalement différente de l’intégration. Si l’orientation est un événement, l’intégration est un processus de 90 à 180 jours à compter du jour où les collaborateurs acceptent le poste, ce qui inclut le pré-intégration : la phase de préparation aux premiers jours de travail des collaborateurs.

L’orientation offre un apprentissage « classique » en salle de classe, tandis que l’intégration permet de vivre une expérience avec une approche d’apprentissage mixte telle que l’apprentissage en ligne, le coaching, la formation en face à face. 

En d’autres termes, l’intégration est un processus qui aide les nouveaux arrivants à se familiariser avec la culture, les politiques et les histoires de l’entreprise et, par conséquent, à créer un sentiment d’appartenance. L’intégration ne sera généralement pas détenue et dirigée seulement par le service des ressources humaines, mais impliquera les responsables du recrutement et d’autres services.

2. Former les managers

De nombreuses entreprises confient entièrement l’intégration au service RH sans appréhender que ce sont en fait les managers qui passent la plupart du temps avec les nouvelles recrues. Et pourtant, tous les managers ne comprennent pas les difficultés psychologiques qu’un individu peut rencontrer lors de cette phase de transition. 

La personne peut éprouver différents sentiments dont de l’excitation ou de l’anxiété, de la confusion et même de la frustration tout au long de ses premiers mois. C’est un voyage changeant et inattendu, donc une personne qui vient d’un environnement différent avec des attentes élevées peut être déçue ou surprise d’une manière ou d’une autre. L’expérience peut dépendre de divers facteurs externes tels que le contexte de l’entreprise, l’organisation locale ou même de l’équipe et également de la façon dont le manager gère la situation.

Par conséquent, les managers doivent être formés afin d’accompagner au mieux les nouveaux arrivants dans leurs premiers mois au sein de l’entreprise. Ils doivent connaître l’importance de leur rôle au sein d’un parcours d’intégration équilibré en discutant des objectifs et des responsabilités, en créant un parcours de carrière, en construisant un réseau social pour un nouveau venu, en préparant tout l’équipement à temps et en donnant des retours en temps voulu. 

En moyenne, il faut compter 6 mois pour qu’une personne normale s’habitue à une nouvelle fonction. C’est pourquoi, la formation des managers est importante et va pouvoir aider les nouveaux arrivants à se libérer de leur stress.

3. Désigner un « mentor / parrain »

Un parrain est normalement un bénévole ou un employé assigné qui accompagne les nouvelles recrues dans leurs premiers jours pour toute question concernant des sujets quotidiens. 

Le rôle d’un parrain est de faciliter l’arrivée et l’intégration des nouveaux arrivants en agissant comme une ressource informelle sur les politiques, les procédures, les normes, les règles de travail et d’aider à socialiser mais aussi à impliquer les nouveaux employés dans les activités en milieu de travail. 

Cette approche est un bon moyen de favoriser une culture d’intégration en impliquant tout le monde pour participer au programme d’intégration et en augmentant le sentiment d’engagement.

Cependant, un parrain n’est pas un manager, un tuteur, un formateur ou un coach. Il ou elle n’est pas responsable de l’ensemble du processus d’intégration du nouveau venu ou de toute question liée au travail ou à la performance. Ces questions doivent être posées directement aux managers. 

Le rôle d’un parrain ne nécessite pas non plus de connaissances professionnelles spécifiques ni d’expertise pour fournir un soutien car ils sont là pour aider sur les sujets quotidiens. Comprendre la nature d’un programme de parrainage est important pour éviter les dédoublements de responsabilité et les fausses attentes.

4. Digitaliser l'intégration

Pour rendre l’intégration stratégique, il est important d’en faire un avantage concurrentiel pour une entreprise, de faciliter le flux de travail et d’améliorer l’image de marque des employeurs. Comme la main-d’œuvre a été remplie de millennials natifs de la technologie, les entreprises devront numériser leur intégration pour rester compétitives sur le marché du travail. 

L’intégration d’un module onboarding amusant, créatif et numérisé excitera les nouveaux arrivants et tirera parti de leur soif d’apprendre. L’entreprise peut diversifier ses approches en matière de contenu d’intégration, telles que les aperçus des services, les politiques de l’entreprise, la formation aux compétences techniques, afin de réserver du temps pour une formation et des discussions en face à face précieuses.

5. Standardiser l'intégration

Enfin et surtout, il est recommandé de standardiser ce processus afin d’harmoniser l’expérience de tous les employés, ce qui est particulièrement important pour les entreprises multinationales avec une diversité culturelle complexe, des techniques administratives nationales et des difficultés géographiques à gérer. 

La standardisation permet aux entreprises de ne manquer aucune étape essentielle de leur processus et d’assurer une expérience cohérente. Les lignes directrices, les modèles et les modules doivent être formalisés et rendus accessibles à toutes les parties prenantes et les nouveaux arrivants doivent tous savoir à quoi ils ont droit lorsqu’ils commencent. 

Cependant, la standardisation ne doit pas empêcher les acteurs impliqués de procéder à des changements et des adaptations adaptés aux positions des nouveaux entrants. Les RH et les managers peuvent toujours proposer de nouvelles idées pour accueillir leurs nouveaux membres sous la base d’un référentiel solide et suffisant.

Hang Tran

Talent Development Specialist

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